SharePoint AI: 8 veidi, kā uzlabot darba efektivitāti

Ievads

SharePoint AI ir jauns Microsoft 365 risinājums, kas palīdz uzņēmumiem automatizēt ikdienas uzdevumus, optimizēt dokumentu pārvaldību un samazināt manuālo darbu līdz pat 40%. Šajā rakstā aplūkosim, kā SharePoint AI var palīdzēt IT vadītājiem un biznesa procesu īpašniekiem uzlabot darba efektivitāti, atbildēsim uz biežāk uzdotajiem jautājumiem un sniegsim praktiskus padomus ieviešanai.

Kas ir SharePoint AI un kā tas darbojas?

SharePoint AI ir Microsoft 365 platformas integrēta mākslīgā intelekta funkcionalitāte, kas palīdz uzņēmumiem efektīvāk pārvaldīt informāciju un optimizēt darba procesus. Daudzi uzņēmumi saskaras ar problēmu, ka dokumentu meklēšana un manuāla datu apstrāde aizņem pārāk daudz laika — vidēji 15-30% no darbinieka darba dienas. SharePoint AI risina šo problēmu, izmantojot automatizāciju, dabiskās valodas apstrādi un inteliģentu datu analīzi.

SharePoint AI darbojas, analizējot dokumentu saturu, metadatus un lietotāju darbības, lai piedāvātu personalizētus ieteikumus un automatizētus risinājumus. Piemēram, tas var automātiski kategorizēt dokumentus, piedāvāt saistītos failus vai ģenerēt atskaites, izmantojot dabiskās valodas pieprasījumus.

Praktiskie soļi:

1. Pārliecinieties, ka jūsu SharePoint vietne ir integrēta ar Microsoft 365 mākoņpakalpojumiem. Dodieties uz Admin Center → Settings → Integrated apps un pārbaudiet, vai AI funkcionalitāte ir aktivizēta.
2. Izmantojiet Document Library → Settings → Metadata and classification, lai konfigurētu automātisko dokumentu kategorizāciju, kas balstīta uz AI analīzi.
3. Aktivizējiet Search and Intelligence sadaļā Admin Center → Search → Customization, lai iespējotu personalizētus meklēšanas ieteikumus un rezultātu prioritizāciju.

Galvenās SharePoint AI funkcijas:

• Automātiskā dokumentu kategorizācija: AI analizē dokumentu saturu un pievieno atbilstošus metadatus, samazinot manuālo darbu.
• Inteliģenta meklēšana: Lietotāji saņem personalizētus ieteikumus, balstoties uz viņu iepriekšējām darbībām un vaicājumiem.
• Automatizētas darbplūsmas: SharePoint AI var ģenerēt darbplūsmas, piemēram, apstiprinājumu procesus vai e-pasta paziņojumus, pamatojoties uz noteiktiem nosacījumiem.
• Datu analīze: AI spēj ģenerēt atskaites un vizualizācijas, kas palīdz pieņemt informētus lēmumus.
• Drošības uzlabojumi: AI identificē potenciālos datu noplūdes riskus un piedāvā risinājumus, piemēram, piekļuves ierobežojumus.

Uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem SharePoint AI samazina dokumentu meklēšanas laiku no vidēji 12 minūtēm līdz 45 sekundēm, kā arī automatizē līdz pat 40% manuālo uzdevumu. Tas ļauj darbiniekiem koncentrēties uz stratēģiskākiem uzdevumiem, tādējādi uzlabojot kopējo produktivitāti.

Pārejam pie nākamā jautājuma: vai SharePoint tiešām tiks pārtraukts 2026. gadā?

Vai SharePoint tiešām tiks pārtraukts 2026. gadā?

Daudzi IT vadītāji un uzņēmumu īpašnieki ir nobažījušies par baumām, ka SharePoint tiks pārtraukts 2026. gadā. Šīs baumas galvenokārt izriet no Microsoft paziņojuma par SharePoint Server 2016 un 2019 atbalsta beigām. Tomēr svarīgi saprast, ka SharePoint kā mākoņpakalpojums Microsoft 365 vidē turpinās attīstīties un saņemt jauninājumus, tostarp SharePoint AI funkcionalitāti.

Microsoft ir skaidri norādījis, ka SharePoint Server lokālā instalācija tiks pakāpeniski aizstāta ar mākoņrisinājumiem, lai nodrošinātu lielāku drošību, mērogojamību un piekļuvi jaunākajām funkcijām, piemēram, AI integrācijai. Tādēļ uzņēmumiem, kas joprojām izmanto lokālo SharePoint Server, ir ieteicams plānot pāreju uz Microsoft 365.

Praktiskie soļi:

1. Pārbaudiet, vai jūsu uzņēmuma SharePoint versija ir lokālā vai mākoņbāzēta. Dodieties uz Admin Center → Active sites un pārskatiet vietņu tipus.
2. Ja izmantojat lokālo SharePoint Server, plānojiet migrāciju uz Microsoft 365, izmantojot SharePoint Migration Tool. Tas atrodams Admin Center → Migration.
3. Izveidojiet datu rezerves kopijas un pārskatiet dokumentu struktūru, lai nodrošinātu vienmērīgu pāreju uz mākoņvidi.

Kāpēc SharePoint mākoņversija ir nākotne:

• Regulāri atjauninājumi: Mākoņrisinājumi saņem jaunākās funkcijas, tostarp SharePoint AI, bez nepieciešamības veikt manuālus jauninājumus.
• Labāka drošība: Mākoņvide piedāvā modernus drošības risinājumus, piemēram, datu šifrēšanu un piekļuves kontroli.
• Integrācija ar citiem Microsoft 365 rīkiem: Mākoņvidē SharePoint AI var pilnvērtīgi sadarboties ar Teams, OneDrive un Power Automate.
• Samazinātas IT izmaksas: Nav nepieciešams uzturēt lokālu infrastruktūru, kas samazina izdevumus par serveriem un to apkopi.

Uzņēmumiem, kas pāriet uz Microsoft 365, migrācijas procesā tiek samazināts sistēmu uzturēšanas laiks par 20-25%, un darbinieki iegūst piekļuvi modernām funkcijām, piemēram, SharePoint AI. Tas ļauj efektīvāk izmantot resursus un samazināt IT izmaksas.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā iespējot SharePoint AI funkcionalitāti jūsu organizācijā.

Kā iespējot SharePoint AI funkcionalitāti?

Daudzi uzņēmumi, kas jau izmanto SharePoint, nezina, ka SharePoint AI funkcionalitāte ir pieejama, bet tai nepieciešama pareiza konfigurācija. Bez tās AI funkcijas, piemēram, inteliģenta meklēšana vai automatizēta dokumentu kategorizācija, var nebūt aktīvas. Šī problēma bieži rodas nepietiekamas konfigurācijas vai neizmantotu Microsoft 365 iespēju dēļ.

SharePoint AI iespējot ir vienkārši, ja tiek ievēroti konkrēti soļi Microsoft 365 administrācijas centrā. Tas ietver AI funkciju aktivizēšanu un pielāgošanu atbilstoši uzņēmuma vajadzībām.

Praktiskie soļi:

1. Pierakstieties Microsoft 365 administrācijas centrā un dodieties uz Admin Center → Settings → Org settings.
2. Aktivizējiet Intelligent features, kas ietver AI funkcionalitāti, piemēram, personalizētus ieteikumus un dokumentu kategorizāciju.
3. Dodieties uz SharePoint Admin Center → Search → Customization un konfigurējiet meklēšanas iestatījumus, lai iespējotu AI balstītus rezultātus.
4. Izmantojiet Power Automate, lai izveidotu AI darbinātas darbplūsmas, piemēram, automātiskus apstiprinājumus vai paziņojumus.

SharePoint AI funkcionalitātes iespējas:

• Personalizēti ieteikumi: AI analizē lietotāju darbības un piedāvā saistītos dokumentus vai resursus.
• Automatizēti procesi: Izmantojot Power Automate, iespējams izveidot AI darbinātas darbplūsmas, kas samazina manuālo darbu.
• Datu analīze: AI ģenerē atskaites, kas palīdz izprast dokumentu lietojumu un optimizēt procesus.
• Inteliģenta meklēšana: Meklēšanas rezultāti tiek personalizēti, balstoties uz lietotāja lomu un aktivitātēm.

Uzņēmumos, kas aktivizējuši SharePoint AI, darbinieku produktivitāte pieaug par 20-30%, jo samazinās laiks, kas tiek pavadīts manuālo uzdevumu veikšanā. Tas ļauj koncentrēties uz stratēģiskiem mērķiem un uzlabot biznesa rezultātus.

Nākamajā sadaļā apskatīsim SharePoint AI un Microsoft Copilot atšķirības, lai saprastu, kā šie rīki papildina viens otru.

SharePoint AI un Microsoft Copilot: Kāda ir atšķirība?

Gan SharePoint AI, gan Microsoft Copilot ir Microsoft 365 ekosistēmas daļa, taču tie kalpo dažādiem mērķiem. Daudzi IT vadītāji jautā, vai šie rīki pārklājas vai viens aizvieto otru. Problēma bieži rodas no neskaidrības par to funkcionalitāti un pielietojumu.

SharePoint AI ir specifiski orientēts uz dokumentu pārvaldību un meklēšanu SharePoint vidē, savukārt Microsoft Copilot ir plašāks rīks, kas izmanto AI, lai palīdzētu lietotājiem dažādos Microsoft 365 rīkos, piemēram, Word, Excel un Teams.

Galvenās atšķirības:

• Funkcionalitāte: SharePoint AI koncentrējas uz dokumentu pārvaldību, meklēšanu un darbplūsmām SharePoint vidē, savukārt Copilot darbojas kā AI asistents dažādās lietotnēs.
• Integrācija: Microsoft Copilot var izmantot arī SharePoint datos, taču tas nav specifiski orientēts uz SharePoint.
• Pieejamība: SharePoint AI ir iekļauts Microsoft 365 E3 un E5 plānos, savukārt Microsoft Copilot ir pieejams kā papildu maksas pakalpojums.
• Personalizācija: SharePoint AI piedāvā specifiskus ieteikumus, balstoties uz lietotāja darbībām SharePoint vidē, savukārt Copilot izmanto plašākus datu avotus.

Praktiskie soļi, lai izmantotu abus rīkus:

1. Aktivizējiet SharePoint AI, kā aprakstīts iepriekšējā sadaļā, lai optimizētu dokumentu pārvaldību.
2. Ja vēlaties izmantot Microsoft Copilot, sazinieties ar Microsoft pārstāvi, lai pievienotu šo funkcionalitāti jūsu Microsoft 365 abonementam.
3. Integrējiet abus rīkus, izmantojot Power Automate, lai nodrošinātu datu plūsmu starp SharePoint un citiem Microsoft 365 rīkiem.

Uzņēmumos, kas izmanto gan SharePoint AI, gan Microsoft Copilot, darbinieku produktivitāte pieaug par 25-40%, jo tiek apvienotas dokumentu pārvaldības un AI asistenta priekšrocības. Tas ļauj efektīvāk izmantot resursus un uzlabot darba plūsmas visā organizācijā.

Pārejam uz nākamajiem soļiem, lai maksimāli izmantotu SharePoint AI iespējas jūsu uzņēmumā.

8 SharePoint AI funkcijas, kas uzlabo biznesa procesus

Uzņēmumi ar 50-500 darbiniekiem bieži saskaras ar izaicinājumiem, kas saistīti ar manuālu dokumentu pārvaldību, informācijas meklēšanu un datu analīzi. Šie procesi ne tikai aizņem daudz laika, bet arī palielina kļūdu risku. SharePoint AI piedāvā virkni funkciju, kas palīdz automatizēt šos uzdevumus un uzlabot darba efektivitāti.

Lai izmantotu SharePoint AI funkcionalitāti, nepieciešams nodrošināt, ka jūsu SharePoint vidē ir iespējotas atbilstošās AI funkcijas. To var izdarīt, dodoties uz SharePoint Admin Center → Settings → AI Features un ieslēdzot nepieciešamās opcijas, piemēram, ‘Content Understanding’ vai ‘Search Enhancements’.

• Automātiska metadatu ģenerēšana: SharePoint AI analizē dokumentus un automātiski pievieno atbilstošus metadatus, samazinot manuālas ievades nepieciešamību.
• Uzlabota meklēšana: AI algoritmi piedāvā kontekstuāli atbilstošākus meklēšanas rezultātus, samazinot laiku, kas nepieciešams informācijas atrašanai.
• Dokumentu klasifikācija: AI spēj identificēt un automātiski klasificēt dokumentus, pamatojoties uz to saturu.
• Valodas tulkošana: Iebūvētais tulkošanas rīks palīdz tulkot dokumentus vairākās valodās, kas ir īpaši noderīgi starptautiskos uzņēmumos.
• Sentimentu analīze: AI analizē atsauksmes vai citus tekstus, lai noteiktu klientu vai darbinieku noskaņojumu.
• Automātiska datu vizualizācija: SharePoint AI ģenerē vizuālus pārskatus no datiem, kas atrodas dokumentos vai sarakstos.

Uzņēmumi, kas izmanto šīs funkcijas, ziņo par 20-35% laika ietaupījumu dokumentu pārvaldībā un līdz pat 50% ātrāku piekļuvi nepieciešamajai informācijai. Šī efektivitāte ļauj darbiniekiem fokusēties uz stratēģiskiem uzdevumiem, nevis manuālu darbu.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā SharePoint AI konkrēti samazina dokumentu meklēšanas laiku.

Kā SharePoint AI samazina dokumentu meklēšanas laiku?

Vidēji darbinieki pavada 15-30% sava darba laika, meklējot informāciju. Tas nozīmē, ka uzņēmumā ar 100 darbiniekiem šis process var izmaksāt līdz pat 3000 stundām mēnesī. SharePoint AI ievieš uzlabotus meklēšanas algoritmus, kas būtiski samazina šo laiku.

Lai aktivizētu uzlaboto meklēšanu, dodieties uz SharePoint Admin Center → Search → Manage Search Schema. Šeit jūs varat konfigurēt meklēšanas indeksus un pievienot svarīgus metadatus, kas palīdz AI algoritmiem labāk saprast jūsu dokumentu struktūru un saturu.

• Kontekstuālā meklēšana: SharePoint AI izmanto dabiskās valodas apstrādi, lai saprastu lietotāja jautājuma nozīmi un piedāvātu precīzākus rezultātus.
• Automātiska sinonīmu atpazīšana: AI identificē sinonīmus, piemēram, “līgums” un “kontrakts”, un iekļauj tos meklēšanas rezultātos.
• Personalizēti ieteikumi: Balstoties uz lietotāja iepriekšējo darbību, AI piedāvā dokumentus, kas, visticamāk, būs noderīgi.
• Reāllaika meklēšanas uzlabojumi: AI analizē meklēšanas paradumus un uzlabo rezultātus, pamatojoties uz biežāk meklētajiem terminiem.

Pēc SharePoint AI ieviešanas uzņēmumi ziņo par dokumentu meklēšanas laika samazinājumu no vidēji 12 minūtēm līdz 45 sekundēm vienam pieprasījumam. Tas nozīmē, ka darbinieki var ātrāk piekļūt nepieciešamajai informācijai un uzlabot savu produktivitāti.

Nākamajā sadaļā apskatīsim praktiskos soļus, kā ieviest SharePoint AI uzņēmumā.

SharePoint AI ieviešanas soļi uzņēmumā

Daudzi uzņēmumi vilcinās ieviest SharePoint AI, jo uzskata, ka tas ir sarežģīts un laikietilpīgs process. Patiesībā, ieviešana ir strukturēta un var tikt pabeigta 1-2 nedēļu laikā, ja tiek ievēroti pareizie soļi.

Lai sāktu, pārliecinieties, ka jūsu Microsoft 365 licencē ir iekļautas SharePoint AI funkcijas. Dodieties uz Microsoft 365 Admin Center → Billing → Products & Services, lai pārbaudītu savu licenču statusu. Pēc tam sekojiet šiem soļiem:

1. Identificējiet biznesa procesus: Nosakiet, kuri procesi visvairāk gūtu labumu no automatizācijas, piemēram, dokumentu klasifikācija vai meklēšana.
2. Konfigurējiet AI funkcijas: Atveriet SharePoint Admin Center → Settings → AI Features un ieslēdziet nepieciešamās funkcijas, piemēram, ‘Content Understanding’.
3. Integrējiet ar esošajām sistēmām: Nodrošiniet, ka SharePoint AI ir savienots ar citām Microsoft 365 lietotnēm, piemēram, Teams un OneDrive.
4. Apmāciet darbiniekus: Organizējiet apmācības sesijas, lai darbinieki saprastu, kā izmantot AI funkcijas ikdienas darbā.
5. Monitorējiet rezultātus: Regulāri pārskatiet AI darbības efektivitāti, izmantojot SharePoint Analytics rīku.

Pēc šo soļu veikšanas uzņēmumi ziņo par 25-40% efektivitātes pieaugumu biznesa procesos, īpaši dokumentu pārvaldībā un meklēšanā. Tas palīdz samazināt manuālo darbu un uzlabot darbinieku apmierinātību.

Nākamajā sadaļā apskatīsim, vai SharePoint AI ir pieejams bez maksas.

Vai SharePoint AI ir pieejams bez maksas?

Viens no biežākajiem jautājumiem, ko uzdod IT vadītāji, ir par SharePoint AI izmaksām. Lai gan dažas AI funkcijas ir iekļautas standarta Microsoft 365 licencē, daži uzlaboti rīki un iespējas pieprasa papildu ieguldījumus.

Lai pārbaudītu, kas ir iekļauts jūsu licencē, dodieties uz Microsoft 365 Admin Center → Billing → Products & Services. Šeit jūs redzēsiet, vai jūsu licencē ir iekļautas tādas funkcijas kā ‘Content Understanding’ un ‘Search Enhancements’. Ja tās nav pieejamas, jums būs nepieciešams jaunināt uz augstāku licenci, piemēram, Microsoft 365 E5.

• Microsoft 365 Business Basic un Standard: Iekļauj pamatfunkcijas, piemēram, uzlabotu meklēšanu un metadatu ģenerēšanu.
• Microsoft 365 E3: Nodrošina papildu AI iespējas, piemēram, dokumentu klasifikāciju un valodas tulkošanu.
• Microsoft 365 E5: Piedāvā pilnu AI funkcionalitāti, ieskaitot sentimentu analīzi un datu vizualizāciju.
• Bezmaksas izmēģinājuma periods: Dažas AI funkcijas ir pieejamas izmēģinājuma režīmā, lai palīdzētu uzņēmumiem novērtēt to vērtību.

Uzņēmumi, kas iegulda augstākas klases licencēs, ziņo par 30-50% efektivitātes pieaugumu, pateicoties uzlabotām AI funkcijām. Tas ļauj ātrāk atpelnīt ieguldījumus un samazināt ikdienas darbību izmaksas.

Noslēgumā, SharePoint AI piedāvā plašu funkciju klāstu, kas palīdz uzņēmumiem optimizēt savus procesus un uzlabot darba efektivitāti.

Papildu lasāmviela