Pielāgojumi: 5 vasaras jaunumi SharePoint vidē

Ievads

Pielāgojumi ir būtiska SharePoint platformas priekšrocība, kas ļauj uzņēmumiem pielāgot digitālo darba vidi savām vajadzībām. Vasaras jaunumi Microsoft 365 ekosistēmā piedāvā vairākas inovācijas, kas var ievērojami uzlabot darba plūsmas un informācijas pārvaldību. Šajā rakstā aplūkosim, kā izmantot šīs iespējas, lai optimizētu procesus, samazinātu laiku, kas tiek tērēts informācijas meklēšanai, un uzlabotu sadarbību starp komandām. Koncentrēsimies uz praktiskiem pielāgojumiem, kas ir piemēroti uzņēmumiem ar 50-500 darbiniekiem.

Pielāgojumi SharePoint vidē: kāpēc tie ir svarīgi?

SharePoint pielāgojumi ir būtiski, jo tie ļauj uzņēmumiem optimizēt digitālo darba vidi, pielāgojot to specifiskām biznesa vajadzībām. Standarta funkcionalitāte bieži vien nespēj pilnībā atbalstīt unikālus procesus, piemēram, dokumentu apstrādi vai datu analīzi. Bez pielāgojumiem darbinieki var zaudēt līdz 20-40% no produktivitātes laika, meklējot informāciju vai veicot manuālas darbības.

Lai nodrošinātu efektivitāti, SharePoint piedāvā plašu pielāgojumu klāstu, sākot no lapu dizaina un tīmekļa daļām līdz automatizācijai ar Power Automate. Šīs funkcijas ir īpaši svarīgas uzņēmumiem ar 50-500 darbiniekiem, kur informācijas apjoms un procesi ir sarežģīti.

Praktiskie soļi:

• Dodieties uz Site Settings → Site Features, lai aktivizētu nepieciešamās funkcijas, piemēram, Custom Script.
• Izmantojiet Site Pages → New → Blank Page, lai izveidotu pielāgotas lapas konkrētām vajadzībām.
• Pielāgojiet dokumentu bibliotēkas, izmantojot Library Settings → Column Settings, lai pievienotu metadatus, kas atbilst uzņēmuma procesiem.
• Izmantojiet Power Automate, lai automatizētu atkārtotas darbības, piemēram, dokumentu apstiprināšanu.

ROI: Pielāgojumi var samazināt manuālo darbību laiku līdz pat 25-35%, īpaši uzņēmumos ar sarežģītu dokumentu plūsmu. Tas nozīmē, ka darbinieki var ietaupīt līdz 3-5 stundām nedēļā, kas tieši ietekmē uzņēmuma efektivitāti.

Pārejam pie konkrētām funkcijām, kas šovasar ieviestas SharePoint platformā.

Vasaras jaunumi: 5 galvenās funkcijas SharePoint platformā

Microsoft 365 vasaras jaunumi piedāvā vairākas jaunas funkcijas, kas uzlabo SharePoint pielāgojumu iespējas. Šīs inovācijas ir izstrādātas, lai atvieglotu dokumentu pārvaldību, uzlabotu sadarbību un paātrinātu informācijas pieejamību. Bez šīm funkcijām uzņēmumi var zaudēt līdz 15-30% laika, kas tiek veltīts informācijas apstrādei un komunikācijai.

Praktiskie soļi:

• Izmantojiet SharePoint Spaces, lai izveidotu 3D vizualizācijas un interaktīvas prezentācijas.
• Aktivizējiet Microsoft Syntex, lai automatizētu dokumentu klasifikāciju un metadatu pievienošanu.
• Pielāgojiet List Formatting, lai vizuāli uzlabotu datu tabulas un atvieglotu analīzi.
• Izmantojiet Viva Connections, lai integrētu uzņēmuma intranetu ar Microsoft Teams.
• Konfigurējiet Adaptive Cards, lai nodrošinātu ātru informācijas pieejamību tieši lietotāja interfeisā.

ROI: Šo funkciju izmantošana var samazināt informācijas apstrādes laiku par 20-40%, īpaši uzņēmumos ar lielu datu apjomu. Piemēram, dokumentu klasifikācija ar Syntex var ietaupīt līdz 2-4 stundām nedēļā uz vienu darbinieku.

Nākamajā sadaļā aplūkosim pielāgojumus dokumentu bibliotēkās, kas ir kritiski svarīgi efektīvai datu pārvaldībai.

Pielāgojumi dokumentu bibliotēkās: versiju pārvaldība un metadati

Dokumentu bibliotēkas ir SharePoint centrālais elements, kas nodrošina strukturētu datu glabāšanu un piekļuvi. Bez pielāgojumiem, piemēram, versiju pārvaldības un metadatu izmantošanas, darbinieki var zaudēt līdz 15-25% laika, meklējot pareizo dokumentu vai apstiprinot versijas. Tas īpaši ietekmē uzņēmumus ar sarežģītiem dokumentu plūsmām.

Praktiskie soļi:

• Aktivizējiet versiju pārvaldību, dodoties uz Document Library → Settings → Versioning settings, un konfigurējiet maksimālo versiju skaitu.
• Pievienojiet pielāgotus metadatus, izmantojot Library Settings → Add Column, lai uzlabotu dokumentu klasifikāciju.
• Izmantojiet Quick Edit, lai ātri pievienotu vai rediģētu metadatus vairākiem dokumentiem vienlaikus.
• Konfigurējiet Content Types, lai nodrošinātu standartizētu dokumentu struktūru.

ROI: Pielāgojumi dokumentu bibliotēkās var samazināt dokumentu meklēšanas laiku no 12 minūtēm uz 45 sekundēm, īpaši uzņēmumos ar 50+ darbiniekiem. Tas nozīmē, ka darbinieki var ietaupīt līdz 4-6 stundām mēnesī.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā pielāgotas lapas un tīmekļa daļas var uzlabot sadarbību uzņēmuma iekšienē.

Sadarbības uzlabošana ar pielāgotām lapām un tīmekļa daļām

Sadarbība ir viens no galvenajiem faktoriem, kas ietekmē uzņēmuma produktivitāti. Standarta SharePoint lapas bieži vien nespēj pilnībā atbalstīt specifiskas komandas vajadzības, piemēram, projektu vadību vai datu analīzi. Pielāgojumi lapās un tīmekļa daļās ļauj izveidot interaktīvu vidi, kas samazina informācijas meklēšanas laiku un uzlabo komunikāciju.

Praktiskie soļi:

• Izveidojiet pielāgotas lapas, dodoties uz Site Pages → New → Blank Page, un pievienojiet nepieciešamās tīmekļa daļas.
• Izmantojiet Web Part Settings, lai konfigurētu tīmekļa daļas, piemēram, Document Library, News vai Quick Links.
• Aktivizējiet Audience Targeting, lai nodrošinātu, ka konkrētas lapas ir redzamas tikai noteiktām lietotāju grupām.
• Pielāgojiet lapu dizainu, izmantojot Change the Look → Theme, lai atbilstu uzņēmuma zīmola vadlīnijām.

ROI: Pielāgotas lapas un tīmekļa daļas var samazināt informācijas meklēšanas laiku par 20-35%, īpaši komandās ar 10-50 cilvēkiem. Tas nozīmē, ka darbinieki var ietaupīt līdz 2-3 stundām nedēļā, uzlabojot kopējo sadarbības efektivitāti.

Pārejam pie secinājumiem un praktiskajiem ieteikumiem, kā vislabāk izmantot šīs pielāgojumu iespējas.

Pielāgojumi drošības politikās: kā nodrošināt datu aizsardzību

Datu aizsardzība ir kritiski svarīga uzņēmumiem, jo īpaši tiem, kas strādā ar sensitīvu informāciju. SharePoint pielāgojumi drošības politikās ļauj precīzi definēt piekļuves tiesības, novērst datu noplūdi un nodrošināt atbilstību regulatīvajām prasībām, piemēram, GDPR. Bez skaidri definētām drošības politikām uzņēmumi riskē ar datu zaudēšanu vai neautorizētu piekļuvi.

Lai konfigurētu pielāgojumus drošības politikās, dodieties uz Site Settings → Site Permissions. Šeit iespējams definēt lietotāju grupas un piekļuves līmeņus. Pēc tam izmantojiet Advanced Permissions Settings, lai pielāgotu specifiskas piekļuves tiesības. Papildus tam, aktivizējiet Audit Log Reports, lai sekotu līdzi visām darbībām, kas saistītas ar datu piekļuvi un modifikācijām.

• Izveidojiet pielāgotas lietotāju grupas, piemēram, ‘Finanšu komanda’ vai ‘Projektu vadītāji’, lai nodrošinātu precīzu piekļuves kontroli.
• Aktivizējiet versiju vēsturi (Document Library → Settings → Versioning settings), lai novērstu datu zaudēšanu un izsekotu izmaiņas.
• Izmantojiet Information Rights Management, lai ierobežotu dokumentu kopēšanu vai izdrukāšanu.
• Regulāri pārskatiet Audit Log Reports, lai identificētu aizdomīgas darbības.
• Konfigurējiet pielāgotus brīdinājumus (Alert Me funkcija), kas informē par izmaiņām sensitīvos dokumentos.

Rezultāti: Pielāgojumi drošības politikās samazina datu noplūdes risku par 25-40%, īpaši uzņēmumos ar 100+ darbiniekiem, kuri strādā ar sensitīvu informāciju. Turklāt, auditēšanas funkcionalitāte ļauj ietaupīt līdz 20 stundām mēnesī, ko citādi patērētu manuālai drošības pārbaudei.

Pārejot uz nākamo sadaļu, aplūkosim, kā pielāgojumi Power Automate var automatizēt ikdienas procesus.

Integrācija ar Power Automate: automatizācijas pielāgojumi

Ikdienas procesi, piemēram, dokumentu apstiprināšana vai datu sinhronizācija, bieži vien aizņem pārāk daudz laika, ja tie tiek veikti manuāli. Pielāgojumi integrācijā ar Power Automate ļauj automatizēt šos procesus, samazinot cilvēcisko kļūdu risku un paātrinot darba plūsmu. Šī funkcionalitāte ir īpaši noderīga uzņēmumiem, kuri strādā ar lielu datu apjomu vai regulāri atkārtojas uzdevumiem.

Lai konfigurētu Power Automate pielāgojumus, dodieties uz Power Automate → Create a flow. Izvēlieties Automated cloud flow, lai izveidotu procesu, kas aktivizējas, piemēram, kad tiek pievienots jauns dokuments. Pievienojiet nepieciešamos darbības soļus, piemēram, ‘Send approval request’ vai ‘Update SharePoint list item’. Beigās testējiet plūsmu, lai pārliecinātos, ka tā darbojas kā paredzēts.

• Izveidojiet automatizētu dokumentu apstiprināšanas procesu, izmantojot Approval workflow.
• Sinhronizējiet datus starp SharePoint un Excel, izmantojot Update row in Excel darbību.
• Nosūtiet automātiskus e-pasta paziņojumus par izmaiņām dokumentos (Send email notification).
• Izmantojiet Condition, lai pielāgotu darbības, pamatojoties uz specifiskiem nosacījumiem.
• Izveidojiet plūsmu, kas automātiski arhivē vecos dokumentus (Move file darbība).

Rezultāti: Automatizācijas pielāgojumi ar Power Automate samazina manuālo darbu par 30-50%, īpaši uzņēmumos ar 50-200 darbiniekiem. Tas ļauj ietaupīt līdz 15 stundām nedēļā, kas tiek novirzītas uz stratēģiski svarīgiem uzdevumiem.

Nākamajā sadaļā apskatīsim, kā pielāgojumi mobilajām ierīcēm var uzlabot lietojamību un piekļuvi.

Pielāgojumi mobilajām ierīcēm: kā optimizēt lietojamību

Mobilās ierīces ir kļuvušas par neatņemamu darba rīku, īpaši komandām, kuras strādā attālināti vai bieži ceļo. SharePoint pielāgojumi mobilajām ierīcēm ļauj nodrošināt ērtu piekļuvi dokumentiem un informācijai, optimizējot lietotāja pieredzi un samazinot laiku, kas tiek patērēts informācijas meklēšanai. Bez šiem pielāgojumiem darbinieki var saskarties ar neefektīvu navigāciju vai nepilnīgu funkcionalitāti.

Lai konfigurētu mobilos pielāgojumus, pārliecinieties, ka vietne ir pilnībā responsīva. Dodieties uz Site Settings → Mobile Settings un aktivizējiet Enable Mobile View. Pielāgojiet lapas izkārtojumu, izmantojot Modern Pages, kas automātiski pielāgojas ekrāna izmēram. Papildus tam, izmantojiet Power Apps, lai izveidotu pielāgotas mobilās aplikācijas specifiskām vajadzībām.

• Aktivizējiet Mobile View, lai nodrošinātu ērtu navigāciju mobilajās ierīcēs.
• Izmantojiet Modern Pages, lai optimizētu lapas izkārtojumu dažādiem ekrāna izmēriem.
• Izveidojiet pielāgotas mobilās aplikācijas ar Power Apps, piemēram, projektu vadības vai datu ievades rīkus.
• Testējiet vietnes funkcionalitāti dažādās ierīcēs, izmantojot Device Preview.
• Konfigurējiet paziņojumus mobilajās ierīcēs, izmantojot Push Notifications, lai informētu par svarīgiem notikumiem.

Rezultāti: Pielāgojumi mobilajām ierīcēm samazina informācijas meklēšanas laiku no 10-15 minūtēm līdz 1-2 minūtēm, īpaši uzņēmumos ar 50+ darbiniekiem, kuri izmanto mobilās ierīces kā primāro darba rīku. Tas uzlabo komandas efektivitāti par 20-35%.

Tālāk aplūkosim, kā pielāgojumi kopumā ietekmē produktivitāti un efektivitāti uzņēmuma līmenī.

Rezultāti: kā pielāgojumi ietekmē produktivitāti un efektivitāti

Pielāgojumi SharePoint vidē ir būtisks faktors, kas ietekmē uzņēmuma produktivitāti un efektivitāti. Tie ļauj optimizēt darba procesus, samazināt manuālo darbu un uzlabot sadarbību starp komandām. Bez pielāgojumiem uzņēmumi bieži vien saskaras ar neefektīvu dokumentu pārvaldību, laika zudumiem un komunikācijas problēmām.

Praktiskie pielāgojumi, piemēram, drošības politiku konfigurācija, automatizācijas procesu izveide un mobilās lietojamības optimizācija, ievērojami uzlabo darba plūsmu. Lai pilnībā izmantotu pielāgojumu potenciālu, regulāri pārskatiet vietnes iestatījumus un testējiet jaunas funkcijas, kas tiek piedāvātas Microsoft 365 ekosistēmā.

• Pielāgojumi drošības politikās samazina datu noplūdes risku un uzlabo atbilstību regulatīvajām prasībām.
• Automatizācijas pielāgojumi ar Power Automate paātrina ikdienas procesus un samazina cilvēcisko kļūdu risku.
• Mobilās ierīces pielāgojumi uzlabo piekļuvi informācijai un optimizē lietotāja pieredzi.
• Pielāgotas lapas un tīmekļa daļas veicina efektīvāku sadarbību starp komandām.
• Regulāra iestatījumu pārskatīšana un pielāgošana nodrošina nepārtrauktu uzlabojumu procesu.

Rezultāti: Kopumā pielāgojumi SharePoint vidē uzlabo produktivitāti par 25-50%, īpaši uzņēmumos ar 100-500 darbiniekiem. Tas ļauj ietaupīt līdz 20-30 stundām mēnesī, kas tiek novirzītas uz stratēģiski svarīgiem uzdevumiem. Turklāt, uzlabota informācijas pieejamība un sadarbība veicina ātrāku lēmumu pieņemšanu.

Pielāgojumi ir nepārtraukts process, kas prasa regulāru uzmanību un pielāgošanos uzņēmuma vajadzībām, lai maksimāli izmantotu SharePoint platformas potenciālu.

Papildu lasāmviela

Kā KSJ var palīdzēt