SharePoint automatizācija – 3 soļi līdz efektīvākai darba plūsmai
Dokumentu plūsmas, apstiprinājumi un informācijas aprite bieži iestrēgst e-pastos un manuālos soļos. Mēs palīdzam pārvērst šos procesus par skaidrām, pārskatāmām un uzticamām plūsmām Microsoft 365 ekosistēmā — izmantojot Power Automate, SharePoint un MI. Rezultāts: mazāk kļūdu, ātrāks cikls un labāka kontrole.
Kāpēc tieši tagad ieviest SharePoint automatizāciju?
Manuāli posmi rada gaidīšanu, kļūdas un dārgas “sāpes” komandai. Kad apstiprinājumi, paziņojumi un datu pārsūtīšana notiek sistēmiski, nevis ar e-pastu ķēdēm, uzlabojas caurspīdība un pazūd “pudeļu kakli”. Parasts piemērs: rēķinu saskaņošana, kas iepriekš prasīja trīs dienas, ar plūsmām saīsinās līdz 30 minūtēm, un katra darbība ir izsekojama.
Saīsini procesa izpildes laiku par 50–80 % — bez papildu slodzes darbiniekiem.
Noteikumi un validācijas novērš cilvēciskas kļūdas, notverot neatbilstības pirms tās nonāk tālāk.
Statusi, termiņi un vēsture vienuviet. Ikviens redz, kurā posmā ir dokuments.
Paziņojumi Teams un Outlook, dati no/uz Excel — viss vienotā Microsoft 365 vidē.
Ko mēs izveidojam un ieviešam ar SharePoint automatizāciju
- Dokumentu apstiprināšanas plūsmas (rēķini, līgumi, iesniegumi).
- Automātiski paziņojumi un atgādinājumi par termiņiem un statusiem.
- Power Automate savienojumi starp SharePoint, Teams un Outlook.
- Datu sinhronizācija un MI pārbaudes (piem., lauku validācija, klasifikācija).
Uzzini vairāk par Power Automate dokumentāciju un SharePoint sadarbības iespējām.
3 soļi līdz efektīvākai SharePoint automatizācijai
- 1. Identificē procesu, kurš kavē darbu. Parasti tā ir apstiprināšana, dokumentu nodošana vai datu sinhronizācija starp sistēmām. Mēs palīdzam kartēt darbības un noteikt, kuras ir gatavas automatizācijai SharePoint vidē.
- 2. Izveido un notestē Power Automate plūsmu. Izmantojot reālus datus, tiek veidots prototips — vienkārša, bet funkcionāla plūsma, kas parāda, kā informācija pārvietojas un kur rodas laika ietaupījums. Tas palīdz vadībai pieņemt lēmumu ar skaitļos izmērāmu efektu.
- 3. Ievies un paplašini automatizāciju. Kad pirmais process darbojas, paplašinām risinājumu uz citiem posmiem — piemēram, rēķinu, līgumu vai atvaļinājumu plūsmām. Viss notiek pakāpeniski, saglabājot kontroli un drošību.
Šie trīs soļi nodrošina stabilu un drošu pāreju no manuālas informācijas apstrādes uz pilnībā automatizētu darba plūsmu Microsoft 365 vidē.
Kādi ir praktiskie ieguvumi uzņēmumam
- Vienota darba vide: apstiprinājumi un paziņojumi notiek tur, kur cilvēki strādā ikdienā.
- Mazāk manuāla darba un “pārsūtīšanas”, vairāk fokusa uz reālu rezultātu.
- Reāllaika pārskati par statusiem un slodzēm — skaidri KPI lēmumiem.
- Ilgtermiņā zemākas izmaksas un prognozējams izpildes laiks.
KSJ strādā ar Microsoft 365 risinājumiem vairāk nekā desmit gadus. Mūsu pieeja ir pakāpeniska: sākam ar vienu procesu un mērām ieguvumu, pirms virzāmies tālāk. Ja nepieciešams, piesaistām MI elementus (piemēram, dokumentu klasifikāciju), lai automatizācija būtu ne tikai ātra, bet arī gudra.