Jaunumi SharePoint: 8 funkcijas, kas mainīs jūsu darbu

Ievads

Jaunumi SharePoint ir būtiski IT vadītājiem un biznesa procesu īpašniekiem, jo tie piedāvā iespējas, kas samazina dokumentu meklēšanas laiku, uzlabo sadarbību un automatizē ikdienas uzdevumus. Šajā rakstā aplūkosim 8 jaunas funkcijas, kas pieejamas SharePoint platformā no 2023. gada augusta, un sniegsim praktiskus soļus to ieviešanai.

Jaunumi SharePoint: Dokumentu versiju vēstures uzlabojumi

Dokumentu versiju vēstures uzlabojumi ir būtiski uzņēmumiem, kuri strādā ar lielu apjomu koplietojamu failu. IT vadītāji bieži saskaras ar problēmu, ka darbinieki nejauši pārraksta svarīgus dokumentus vai nevar atrast vecākas versijas. Šie Jaunumi SharePoint piedāvā efektīvāku veidu, kā pārvaldīt versijas un ātri atjaunot iepriekšējo saturu.

Lai izmantotu šo funkciju, dodieties uz konkrēto dokumentu bibliotēku, kur nepieciešams aktivizēt versiju vēsturi:

1. Atveriet Document Library.
2. Noklikšķiniet uz Settings.
3. Izvēlieties Versioning settings.
4. Aktivizējiet opciju Create major versions un, ja nepieciešams, Keep draft versions.
5. Norādiet, cik versijas saglabāt (piemēram, 50-100 versijas).

• Automātiska versiju saglabāšana nodrošina, ka darbinieki var atgriezties pie iepriekšējām versijām bez IT atbalsta.
• Uzlabotā versiju pārvaldība ļauj saglabāt tikai svarīgākās versijas, samazinot bibliotēkas izmēru.
• Jaunā funkcija piedāvā detalizētu versiju vēstures skatījumu, kas ietver laiku, autoru un izmaiņu aprakstu.
• Darbinieki var ātri salīdzināt divas versijas, izmantojot integrēto salīdzināšanas rīku.
• Administratori var konfigurēt automātisku versiju dzēšanu, lai optimizētu vietas izmantošanu.

Šie Jaunumi SharePoint ļauj samazināt dokumentu atjaunošanas laiku no vidēji 15 minūtēm līdz 2 minūtēm, īpaši uzņēmumos ar 50-200 darbiniekiem, kuri strādā pie kopīgiem projektiem. Pārejam pie nākamās funkcijas, kas saistīta ar integrāciju ar Microsoft Loop.

Jaunumi SharePoint: Integrācija ar Microsoft Loop

Microsoft Loop ir jauna sadarbības platforma, kas ļauj darbiniekiem strādāt pie dokumentiem un projektiem reāllaikā. Viena no galvenajām problēmām, ko IT vadītāji un biznesa procesu īpašnieki bieži saskaras, ir nesinhronizēta informācija starp komandām. Šie Jaunumi SharePoint piedāvā pilnīgu integrāciju ar Microsoft Loop, kas novērš šīs problēmas un uzlabo sadarbību.

Lai aktivizētu integrāciju ar Microsoft Loop:

1. Dodieties uz SharePoint Admin Center.
2. Noklikšķiniet uz Settings, pēc tam izvēlieties Microsoft Loop.
3. Aktivizējiet opciju Enable Loop components.
4. Konfigurējiet piekļuves tiesības un noteikumus, lai nodrošinātu drošību.
5. Informējiet darbiniekus par jaunajām funkcijām, izmantojot iekšējos komunikācijas kanālus.

• Loop komponenti ļauj veidot interaktīvus dokumentus, kas automātiski sinhronizējas starp SharePoint un Teams.
• Darbinieki var pievienot komentārus un rediģēt saturu reāllaikā, uzlabojot sadarbību.
• Loop nodrošina iespēju integrēt datus no dažādiem avotiem, piemēram, Excel vai Power BI.
• Automātiska versiju sinhronizācija starp Loop un SharePoint novērš datu zudumu.
• Uzlabota drošības pārvaldība ļauj kontrolēt, kurš var rediģēt vai skatīt Loop komponentus.

Integrācija ar Microsoft Loop samazina informācijas meklēšanas laiku no 10-20 minūtēm līdz 1-3 minūtēm, īpaši komandām, kas strādā pie dinamiskām prezentācijām vai projektu plānošanas. Tagad apskatīsim uzlaboto meklēšanas funkciju SharePoint vidē.

Uzlabota meklēšanas funkcija SharePoint vidē

Meklēšanas funkcija ir viena no kritiskākajām SharePoint sastāvdaļām, kas tieši ietekmē darbinieku produktivitāti. IT vadītāji bieži saskaras ar sūdzībām, ka dokumentu un informācijas meklēšana aizņem pārāk daudz laika. Šie Jaunumi SharePoint piedāvā uzlabotu meklēšanas algoritmu, kas ļauj atrast nepieciešamo informāciju ātrāk un precīzāk.

Lai konfigurētu uzlaboto meklēšanu:

1. Dodieties uz SharePoint Admin Center.
2. Izvēlieties Search and intelligence.
3. Aktivizējiet opciju Enhanced search suggestions.
4. Konfigurējiet Query rules, lai pielāgotu meklēšanas rezultātus uzņēmuma vajadzībām.
5. Integrējiet Microsoft Graph, lai uzlabotu personalizāciju un prioritizētu bieži izmantotos dokumentus.

• Uzlabotā meklēšana piedāvā automātiskus ieteikumus, balstoties uz darbinieku meklēšanas vēsturi.
• Personalizētie rezultāti ļauj darbiniekiem ātri atrast dokumentus, kas saistīti ar viņu projektiem.
• Integrācija ar Microsoft Graph nodrošina, ka meklēšanas rezultāti tiek pielāgoti individuālām vajadzībām.
• Jaunā filtrēšanas funkcija ļauj sašaurināt rezultātus pēc datuma, autora vai faila tipa.
• Uzlabotais algoritms samazina neprecīzu rezultātu skaitu, palielinot meklēšanas efektivitāti.

Uzlabotā meklēšanas funkcija samazina informācijas meklēšanas laiku no 12-15 minūtēm līdz 45-90 sekundēm, īpaši uzņēmumos ar 100-300 darbiniekiem. Pārejam pie SharePoint mājas lapu pielāgojumiem un jaunajiem vizuālajiem rīkiem.

SharePoint mājas lapu pielāgojumi: jauni vizuālie rīki

SharePoint mājas lapas ir uzņēmuma digitālais centrs, kas apvieno informāciju, resursus un saziņas kanālus. IT vadītāji bieži saskaras ar izaicinājumu, ka standarta mājas lapas dizains nespēj atspoguļot uzņēmuma identitāti vai piedāvāt intuitīvu navigāciju. Šie Jaunumi SharePoint piedāvā jaunus vizuālos rīkus, kas ļauj pielāgot mājas lapas dizainu un funkcionalitāti.

Lai izmantotu šos vizuālos rīkus:

1. Dodieties uz Site settings.
2. Noklikšķiniet uz Change the look.
3. Izvēlieties jauno dizaina tēmu vai augšupielādējiet pielāgotu tēmu.
4. Konfigurējiet Header layout un Footer layout, lai uzlabotu navigāciju.
5. Pievienojiet interaktīvus elementus, piemēram, Quick links vai News web part.

• Jaunās dizaina tēmas piedāvā modernu un profesionālu izskatu, kas atbilst uzņēmuma identitātei.
• Uzlabotie navigācijas rīki ļauj darbiniekiem ātri atrast nepieciešamo informāciju.
• Interaktīvie elementi, piemēram, News web part, nodrošina aktuālas ziņas tieši mājas lapā.
• Jaunā Color palette funkcija ļauj pielāgot krāsas atbilstoši uzņēmuma zīmola vadlīnijām.
• Uzlabotais Mobile view nodrošina, ka mājas lapa ir pilnībā funkcionāla uz mobilajām ierīcēm.

Šie Jaunumi SharePoint samazina mājas lapas pielāgošanas laiku no 4-6 stundām līdz 1-2 stundām, īpaši uzņēmumos ar 50-150 darbiniekiem. Pārejam pie nākamajiem SharePoint uzlabojumiem.

Jaunumi SharePoint: Automātiskā metadatu ģenerēšana

Automātiskā metadatu ģenerēšana ir būtisks uzlabojums, kas palīdz IT vadītājiem un biznesa procesu īpašniekiem efektīvāk organizēt informāciju. Lielos uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem bieži rodas problēmas ar dokumentu klasifikāciju un meklēšanu, jo manuāla metadatu pievienošana ir laikietilpīga un pakļauta kļūdām. Jaunumi SharePoint piedāvā risinājumu šai problēmai, ieviešot automātisko metadatu ģenerēšanu, kas samazina manuālo darbu un uzlabo datu precizitāti.

Lai izmantotu šo funkciju, IT vadītājiem jādodas uz Document Library → Library Settings → Column Settings. Šeit iespējams konfigurēt automātiskos metadatus, izvēloties piemērotus noteikumus un datu avotus, piemēram, faila nosaukumu, izveides datumu vai autoru. Turklāt iespējams iestatīt pielāgotus metadatus, kas balstīti uz uzņēmuma specifiskajām vajadzībām.

• Automātiska failu klasifikācija, pamatojoties uz nosaukumu vai saturu.
• Metadatu ģenerēšana, izmantojot mākslīgā intelekta algoritmus, kas analizē dokumenta saturu.
• Integrācija ar Microsoft Graph, lai izmantotu papildu datu avotus.
• Uzlabota meklēšanas precizitāte, pateicoties detalizētākiem metadatiem.
• Samazināts laiks, kas nepieciešams dokumentu klasifikācijai — no 15-30 minūtēm uz 2-5 minūtēm dienā.
• Atbilstība datu aizsardzības un uzglabāšanas politikām, automātiski pievienojot nepieciešamos metadatus.

Rezultātā uzņēmumi ar 100-300 darbiniekiem var samazināt dokumentu meklēšanas un klasifikācijas laiku par 20-40%, kas tieši ietekmē darbinieku produktivitāti. Pārejam pie nākamās sadaļas, kas aplūko SharePoint un Teams integrāciju.

SharePoint un Teams integrācija: reāllaika sadarbība

SharePoint un Teams integrācija ir būtisks jauninājums uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot komandas sadarbību. IT vadītāji bieži saskaras ar problēmu, ka darbinieki izmanto vairākas platformas, lai apmainītos ar informāciju, kas rada datu fragmentāciju un komunikācijas traucējumus. Jaunumi SharePoint piedāvā risinājumu, ļaujot integrēt dokumentu bibliotēkas tieši Teams vidē, nodrošinot reāllaika piekļuvi un sadarbību.

Lai konfigurētu šo funkciju, IT vadītājiem jādodas uz Teams → Channel Settings → Add Cloud Storage un jāizvēlas SharePoint kā datu avots. Šeit iespējams pievienot konkrētu dokumentu bibliotēku, kas automātiski sinhronizēsies ar Teams kanālu. Papildus tam var izmantot Teams → Files → Open in SharePoint, lai piekļūtu papildu funkcijām.

• Vienota piekļuve dokumentiem no Teams un SharePoint.
• Reāllaika sadarbība pie dokumentiem, izmantojot Microsoft 365 aplikācijas.
• Automātiska sinhronizācija starp SharePoint un Teams, novēršot datu dublēšanos.
• Uzlabota versiju kontrole, pateicoties SharePoint versiju vēstures funkcijai.
• Viegla piekļuve dokumentiem no mobilajām ierīcēm, izmantojot Teams aplikāciju.
• Samazināts laiks, kas nepieciešams failu apmaiņai — no 10-20 minūtēm uz 1-3 minūtēm.

Uzņēmumi, kas izmanto Teams un SharePoint integrāciju, var sasniegt līdz pat 25% efektīvāku sadarbību starp komandām, īpaši organizācijās ar 50-200 darbiniekiem. Pārejam pie nākamās sadaļas, kas aplūko drošības uzlabojumus dokumentu bibliotēkās.

Jaunumi SharePoint: Drošības uzlabojumi dokumentu bibliotēkās

Drošība ir viens no galvenajiem IT vadītāju uztraukumiem, īpaši uzņēmumos ar sensitīvu informāciju. SharePoint jaunumi piedāvā uzlabotas drošības funkcijas dokumentu bibliotēkām, kas palīdz novērst neautorizētu piekļuvi un nodrošina datu aizsardzību. Problēma, ar kuru saskaras daudzi uzņēmumi, ir nepietiekama kontrole pār piekļuves tiesībām un auditācijas procesiem.

Lai izmantotu šīs funkcijas, IT vadītājiem jādodas uz Document Library → Settings → Permissions for this document library. Šeit iespējams konfigurēt detalizētas piekļuves tiesības, piemēram, lasīšanas, rakstīšanas vai koplietošanas ierobežojumus. Papildus tam var aktivizēt Advanced Settings → Audit Settings, lai sekotu līdzi dokumentu izmantošanas vēsturei.

• Granulāras piekļuves tiesības, kas ļauj kontrolēt, kurš var rediģēt vai skatīt dokumentus.
• Auditācijas funkcija, kas reģistrē visas darbības ar dokumentiem.
• Integrācija ar Microsoft Purview, lai nodrošinātu datu aizsardzības politiku ievērošanu.
• Automātiska datu šifrēšana, kas aizsargā sensitīvu informāciju.
• Uzlabota aizsardzība pret datu noplūdi, izmantojot drošības brīdinājumus.
• Samazināts laiks, kas nepieciešams drošības incidentu analīzei — no 2-4 stundām uz 15-30 minūtēm.

Uzņēmumi, kas izmanto šos drošības uzlabojumus, var samazināt drošības incidentu risku par 30-50%, īpaši organizācijās ar 100+ darbiniekiem. Pārejam pie nākamās sadaļas, kas aplūko SharePoint mobilo lietotņu jauninājumus.

SharePoint mobilo lietotņu jauninājumi: ātrāka piekļuve un labāka UX

Mobilo lietotņu izmantošana ir kļuvusi par neatņemamu daļu no mūsdienu darba vides, īpaši uzņēmumos ar darbiniekiem, kuri bieži strādā attālināti. Tomēr IT vadītāji un lietotāji bieži saskaras ar problēmām, kas saistītas ar lēnu aplikāciju darbību un sarežģītu navigāciju. Jaunumi SharePoint piedāvā būtiskus uzlabojumus mobilajām lietotnēm, nodrošinot ātrāku piekļuvi un lietotājam draudzīgāku pieredzi.

Lai izmantotu šos jauninājumus, darbiniekiem jāatjauno SharePoint mobilā lietotne uz jaunāko versiju, izmantojot App Store vai Google Play. Pēc atjaunināšanas lietotāji var konfigurēt personalizētus paziņojumus, dodoties uz Settings → Notifications. Turklāt jaunā navigācija ļauj vieglāk piekļūt biežāk izmantotajiem dokumentiem, izmantojot Quick Access funkciju.

• Uzlabota navigācija, kas ļauj ātri atrast nepieciešamos dokumentus.
• Integrēta meklēšanas funkcija, kas piedāvā personalizētus rezultātus.
• Optimizēta veiktspēja, kas samazina ielādes laiku par 30-50%.
• Personalizēti paziņojumi par dokumentu atjauninājumiem un aktivitātēm.
• Atbalsts offline režīmam, kas ļauj strādāt ar dokumentiem bez interneta savienojuma.
• Uzlabota UX, kas samazina apmācību nepieciešamību jaunajiem darbiniekiem.

Uzņēmumi, kas izmanto SharePoint mobilo lietotni, var samazināt dokumentu piekļuves laiku no 5-10 minūtēm uz 1-2 minūtēm, īpaši organizācijās ar darbiniekiem, kas strādā attālināti. Pārejam pie nākamās sadaļas, lai turpinātu aplūkot Jaunumi SharePoint.

Papildu lasāmviela

Kā KSJ var palīdzēt