SharePoint AI meklēšana produkcijā: ko ieviesām būvniecības uzņēmumā, cik dienās, un kas mūs pārsteidza lietošanā.
Situācija
XTM Bygg ir būvniecības uzņēmums, kas strādā Zviedrijas un Norvēģijas projektos. Vairāk nekā desmit gadu darbs trīs valstīs ir uzkrājis SharePoint vidi, kuru neviens vairs nepārzina pilnībā: 865 vietnes, vairāk nekā 400 000 dokumentu un ierakstu – projekti, līgumi, rīkojumi, apliecinājumi, rēķini, personāla veidlapas.
Atrast tur ko konkrētu bija iespējams tikai vienā veidā: zinot, kurā vietnē un mapē tas guļ. Praksē tas nozīmēja jautāt kolēģim, kurš “to zina”. Kad cilvēks maina darbu, zināšana aiziet viņam līdzi.
Ko ieviesām
SharePoint pirmajā lapā tagad ir meklēšanas logs, kuram jautā tāpat kā kolēģim – latviski, angliski, zviedriski vai norvēģiski (visās četrās XTM darba valodās):
- “Kur ir jaunākā apliecinājuma versija?”
- “Kur atrodas instruments ar numuru 1858?”
- “Cik mums šobrīd aktīvu projektu?”
Atbilde atnāk dažās sekundēs, ar saitēm uz dokumentiem, no kuriem tā ņemta. Reģistru jautājumiem (projekti, auto, instrumenti, rēķini) atbild nevis teksta minēšana, bet serveris ar precīziem datiem no SharePoint sarakstiem.
Trīs lietas, bez kurām šādu rīku uzņēmumā ielaist nedrīkst:
- Katrs redz tikai to, ko viņam ļauj SharePoint. Ikviens atrastais dokuments pirms parādīšanas tiek pārbaudīts ar paša lietotāja piekļuves tiesībām; šaubu gadījumā dokumentu nerāda. Nekas jauns nevienam netiek atvērts.
- Sistēma nekad nerīkojas pati. E-pasta atbildi vai sapulces uzaicinājumu tā tikai sagatavo – cilvēks izlabo un apstiprina.
- Indekss atjaunojas pats – jauns dokuments kļūst atrodams bez cilvēka iesaistes.
Skaitļi
| Ieviešana no piekļuvēm līdz pirmajai lapai | ~8 darba dienas (nākamajam klientam ~3) |
| Indeksēts | 865 vietnes, 400 000+ dokumentu |
| Lietotāji | visi darbinieki ar M365 licenci |
| Infrastruktūra | klienta izvēlēts ES datu centrs (šeit: Zviedrija) |
| Papildu licences | nevajag – strādā esošajā M365 vidē |
Godīgā daļa: uzticība ir jānopelna
Gaidījām, ka meklētāju sagāzīs ar pieprasījumiem. Notika pretējais: cilvēki to lieto uzmanīgi, kā kaut ko svešu. Pirmie jautājumi ir piesardzīgi taustījumi, ne darba plūsma.
Tas nav trūkums, tas ir atradums par AI ieviešanu vispār: rīks var strādāt nevainojami, bet darbinieks tam sākumā netic – un vadības entuziasms šo posmu neaizstāj. Uzticību būvē trīs lietas: gatavi jautājumu paraugi turpat lodziņā, atbildes, kurās vienmēr ir avota saite (var pārbaudīt pats!), un godīgs “neatradu”, kad atbildes nav – nevis izdomāts teksts. Katrs pareizi atbildēts jautājums ir viens nopelnīts lietotājs.
Šo posmu mērām un vadām, ne gaidām, kad pāries pats.
Kas aiz tā stāv
Answergrove ir SIA KSJ produkts – privāta AI meklēšana un darba automatizācija klienta paša Microsoft 365 vidē. Uzņēmuma pieredzes pamats: 5 gadi M365 dokumentu un rēķinu apstiprināšanas plūsmu būvēšanas būvniecības grupā trīs valstīs.
Nākamajam klientam pirmais solis ir audits ar ceļa karti: ko jūsu SharePoint vidē var atrisināt, cik tas maksās un ko tas ietaupīs. Cenas: ksj.lv/en/answergrove-copilot-alternative/
P.S. būvniecības profesionāļiem
Uzņēmums, kas iegulda šādos darba rīkos, ir pārdomāta izvēle arī nākamajai darba vietai. XTM šobrīd meklē kolēģus Zviedrijas un Norvēģijas projektiem:
Visas vakances: xtmbygg.com/vacancies