SharePoint jaunumi: 10 svarīgākās funkcionalitātes izmaiņas 2023

Ievads

SharePoint jaunumi ir būtiski, lai uzņēmumi spētu efektīvi pielāgoties mainīgajām digitālās sadarbības prasībām. 2023. gadā Microsoft ir ieviesis vairākas nozīmīgas funkcionalitātes izmaiņas, kas uzlabo dokumentu pārvaldību, sadarbību un drošību. Šajā rakstā aplūkosim 10 svarīgākās izmaiņas, kas palīdzēs IT vadītājiem un biznesa procesu īpašniekiem optimizēt darbu ar SharePoint un Microsoft 365.

SharePoint jaunumi: uzlabota dokumentu versiju pārvaldība

Dokumentu versiju pārvaldība ir kritiska uzņēmumiem, kas strādā ar lielu skaitu failu un regulāri veic to atjaunināšanu. Līdz šim daudzi IT vadītāji saskārās ar problēmu, ka darbinieki nejauši pārraksta vai dzēš iepriekšējās versijas, radot datu zudumu un kavējumus. SharePoint jaunumi 2023. gadā ievieš uzlabotu versiju pārvaldību, kas ļauj precīzāk kontrolēt versiju vēsturi un atjaunot nepieciešamos dokumentus bez sarežģījumiem.

Lai konfigurētu versiju pārvaldību, dodieties uz Document Library → Settings → Versioning settings. Šeit iespējams aktivizēt versiju saglabāšanu un norādīt maksimālo versiju skaitu, ko saglabāt. Papildus varat ieslēgt funkciju, kas pieprasa versiju komentārus, lai labāk izsekotu izmaiņu iemeslus.

• Aktivizējiet versiju saglabāšanu, lai nodrošinātu automātisku versiju izveidi katru reizi, kad tiek veikta izmaiņa.
• Iestatiet maksimālo versiju skaitu, piemēram, 50-100, lai samazinātu krātuves izmantošanu.
• Ieslēdziet versiju komentāru pieprasījumu, lai veicinātu dokumentu izmaiņu pārskatāmību.
• Izmantojiet versiju vēsturi, lai atjaunotu iepriekšējo dokumenta stāvokli, ja nepieciešams.
• Pārskatiet versiju vēsturi regulāri, lai identificētu nevajadzīgas versijas un optimizētu krātuvi.

Uzlabotā versiju pārvaldība samazina datu zuduma risku par 25-40% uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem, kā arī saīsina dokumentu atjaunošanas laiku no 15 minūtēm līdz 2 minūtēm. Tas ļauj IT komandai koncentrēties uz stratēģiskiem uzdevumiem, nevis manuālu failu atjaunošanu.

Pārejam pie nākamās funkcionalitātes — integrācijas ar Microsoft Teams.

SharePoint jaunumi: integrācija ar Microsoft Teams

Efektīva sadarbība starp komandām ir būtiska, lai nodrošinātu projektu veiksmīgu izpildi. Daudzi uzņēmumi saskaras ar problēmu, ka dokumentu pieejamība un komunikācija notiek dažādās platformās, radot nesaskaņas un kavējumus. SharePoint jaunumi 2023. gadā piedāvā dziļāku integrāciju ar Microsoft Teams, kas ļauj apvienot dokumentu pārvaldību un reāllaika komunikāciju vienā vietā.

Lai aktivizētu integrāciju, dodieties uz Microsoft Teams kanālu un izvēlieties Files → Add cloud storage → SharePoint. Pievienojiet konkrētu SharePoint vietni, lai nodrošinātu dokumentu pieejamību tieši Teams vidē. Papildus varat izmantot Tabs → Website, lai pievienotu SharePoint lapas kā atsevišķas cilnes.

• Pievienojiet SharePoint dokumentu bibliotēkas tieši Teams kanālos, lai nodrošinātu ērtu piekļuvi failiem.
• Iestatiet atļaujas, lai kontrolētu, kuri lietotāji var rediģēt vai skatīt dokumentus.
• Izmantojiet Teams cilnes, lai pievienotu SharePoint lapas, piemēram, projektu statusa pārskatus.
• Sinhronizējiet Teams un SharePoint paziņojumus, lai lietotāji nepalaistu garām svarīgus atjauninājumus.
• Izmantojiet Teams meklēšanas funkciju, lai atrastu SharePoint dokumentus, neizejot no Teams.

Integrācija ar Microsoft Teams samazina dokumentu meklēšanas laiku par 30-50%, īpaši uzņēmumos ar 100+ darbiniekiem. Tā arī uzlabo komunikācijas efektivitāti, ļaujot komandām ātrāk pieņemt lēmumus un izvairīties no informācijas dubultošanās.

Nākamā svarīgā funkcionalitāte ir saistīta ar drošību — apskatīsim jaunās mākoņkrātuves drošības iespējas.

Jaunā mākoņkrātuves drošības funkcionalitāte

Drošība ir prioritāte ikvienam uzņēmumam, kas strādā ar sensitīviem datiem. Līdz šim daudzi IT vadītāji saskārās ar izaicinājumiem, nodrošinot, ka dokumenti un dati mākoņkrātuvē ir pasargāti no nesankcionētas piekļuves. SharePoint jaunumi 2023. gadā ievieš uzlabotu drošības funkcionalitāti, kas ļauj precīzāk kontrolēt piekļuves tiesības un uzraudzīt datu izmantošanu.

Lai konfigurētu drošības iestatījumus, dodieties uz Site Settings → Site Permissions. Šeit varat definēt lietotāju grupas un piekļuves tiesības. Papildus varat aktivizēt Information Rights Management (IRM), lai ierobežotu dokumentu lejupielādi un kopēšanu.

• Iestatiet lietotāju grupas, piemēram, “Redaktori” un “Skatītāji”, lai kontrolētu piekļuvi dokumentiem.
• Aktivizējiet IRM, lai novērstu nesankcionētu dokumentu kopēšanu vai drukāšanu.
• Izmantojiet audita žurnālus, lai uzraudzītu, kurš un kad piekļuvis konkrētiem dokumentiem.
• Ieslēdziet divfaktoru autentifikāciju, lai palielinātu piekļuves drošību.
• Regulāri pārskatiet piekļuves atļaujas, lai nodrošinātu, ka tās atbilst aktuālajām biznesa prasībām.

Uzlabotā drošības funkcionalitāte samazina datu noplūdes risku par 20-35%, kā arī veicina atbilstību regulatīvajām prasībām. Uzņēmumi ar 50-500 darbiniekiem var ietaupīt līdz 15-25% laika, ko parasti veltītu manuālai drošības uzraudzībai.

Pārejam pie pēdējās funkcionalitātes — automatizētām darbplūsmām ar Power Automate un SharePoint.

Automatizētas darbplūsmas ar Power Automate un SharePoint

Darbplūsmu automatizācija ir būtiska, lai samazinātu manuālo darbu un paātrinātu procesus. Daudzi uzņēmumi saskaras ar problēmu, ka atkārtoti uzdevumi, piemēram, dokumentu apstiprināšana vai paziņojumu nosūtīšana, prasa pārāk daudz laika. SharePoint jaunumi 2023. gadā piedāvā dziļāku integrāciju ar Power Automate, kas ļauj izveidot pielāgotas darbplūsmas bez programmēšanas.

Lai izveidotu darbplūsmu, dodieties uz Power Automate → Create → Automated cloud flow. Izvēlieties trigeri, piemēram, “Kad fails tiek augšupielādēts SharePoint” un pievienojiet darbības, piemēram, “Nosūtīt apstiprinājuma e-pastu” vai “Pievienot ierakstu Excel tabulā”.

• Izmantojiet trigeri “Kad fails tiek augšupielādēts”, lai automātiski sāktu apstiprināšanas procesu.
• Pievienojiet darbību “Nosūtīt e-pastu”, lai informētu atbildīgos darbiniekus par izmaiņām.
• Izmantojiet darbību “Pievienot ierakstu”, lai integrētu SharePoint datus ar citām Microsoft 365 lietotnēm.
• Konfigurējiet darbplūsmu, lai automātiski arhivētu vecos dokumentus, kad tie sasniedz noteiktu vecumu.
• Pārskatiet darbplūsmas efektivitāti, izmantojot Power Automate analītikas rīkus.

Automatizētas darbplūsmas samazina manuālo darbu par 40-60%, īpaši uzņēmumos ar 100+ darbiniekiem. Tās arī ļauj paātrināt dokumentu apstiprināšanas procesu no 2-3 dienām līdz dažām stundām, uzlabojot vispārējo biznesa procesu efektivitāti.

Šīs funkcionalitātes noslēdz SharePoint jaunumi 2023. gadā, piedāvājot būtiskus uzlabojumus dokumentu pārvaldībā, sadarbībā, drošībā un automatizācijā.

Uzlabota meklēšanas funkcija: ātrāka informācijas atrašana

Meklēšanas funkcionalitāte ir kritiska uzņēmumiem, kas strādā ar lielu datu apjomu un daudzām dokumentu bibliotēkām. Līdz šim daudzi IT vadītāji un darbinieki saskārās ar izaicinājumu — informācijas atrašana prasīja pārāk daudz laika, īpaši uzņēmumos ar vairāk nekā 50 darbiniekiem. 2023. gadā SharePoint jaunumi piedāvā uzlabotu meklēšanas funkciju, kas ievērojami paātrina informācijas pieejamību un samazina meklēšanas laiku.

Lai izmantotu uzlaboto meklēšanas funkcionalitāti, sekojiet šiem soļiem:

• Dodieties uz SharePoint Home un izvēlieties Settings.
• Aktivizējiet Search and Intelligence sadaļā jauno Microsoft Search funkcionalitāti.
• Konfigurējiet meklēšanas prioritātes, izmantojot Search Schema, lai definētu, kuras kolonnas un metadati tiks indeksēti.
• Pielāgojiet meklēšanas rezultātu izkārtojumu, izmantojot Result Types un Display Templates.

Uzlabotā meklēšanas funkcija ļauj samazināt informācijas meklēšanas laiku no 10-15 minūtēm līdz 30-60 sekundēm uzņēmumos ar 50-200 darbiniekiem. Tas ievērojami uzlabo darba efektivitāti un samazina laiku, kas tiek pavadīts, meklējot kritiskus dokumentus.

Pārejot uz nākamo sadaļu, apskatīsim, kā SharePoint jaunumi palīdz pielāgot mājas lapu dizainus, lai tie atbilstu uzņēmuma vajadzībām.

SharePoint jaunumi: pielāgojami mājas lapu dizaini

Mājas lapas dizains ir būtisks, lai nodrošinātu lietotāju ērtu piekļuvi informācijai un uzlabotu darbinieku pieredzi. Līdz šim SharePoint piedāvāja ierobežotas iespējas dizaina pielāgošanai, kas radīja problēmas uzņēmumiem ar specifiskām vizuālajām prasībām. 2023. gada SharePoint jaunumi ievieš pilnībā pielāgojamu mājas lapu dizainu, kas ļauj uzņēmumiem izveidot unikālu un funkcionālu vidi.

Lai pielāgotu mājas lapu dizainu:

• Dodieties uz Site Settings un izvēlieties Change the look.
• Izvēlieties no iepriekš definētām dizaina tēmām vai izveidojiet savu, izmantojot Theme Designer.
• Pielāgojiet lapas izkārtojumu, izmantojot Web Parts, piemēram, Hero, Quick Links, un News.
• Aktivizējiet Audience Targeting, lai nodrošinātu, ka konkrēts saturs tiek rādīts konkrētām lietotāju grupām.

Pielāgojot mājas lapu dizainu, uzņēmumi var samazināt navigācijas laiku par 20-40% un uzlabot darbinieku apmierinātību ar platformu. Šī funkcionalitāte ir īpaši noderīga uzņēmumiem ar 100+ darbiniekiem, kur nepieciešama skaidra informācijas struktūra.

Dokumentu bibliotēkas jauninājumi 2023. gadā

Dokumentu bibliotēkas ir SharePoint centrālais elements, kas nodrošina failu glabāšanu un pārvaldību. Līdz šim daudzi uzņēmumi saskārās ar problēmām, piemēram, ierobežotu metadatu izmantošanu vai sarežģītu failu filtrēšanu. SharePoint jaunumi 2023. gadā ievieš vairākus jauninājumus, kas būtiski uzlabo dokumentu bibliotēku funkcionalitāti.

Lai izmantotu šos jauninājumus:

• Dodieties uz Document Library un izvēlieties Settings.
• Aktivizējiet Modern Filter Panel, kas ļauj ātri filtrēt failus pēc vairākiem kritērijiem.
• Konfigurējiet Metadata Navigation, lai uzlabotu failu meklēšanu pēc pielāgotiem metadatiem.
• Izmantojiet Bulk Edit funkciju, lai vienlaikus rediģētu vairākus failus.

2023. gada jauninājumi dokumentu bibliotēkās ļauj samazināt failu meklēšanas un filtrēšanas laiku par 25-40%, īpaši uzņēmumos ar 50-150 darbiniekiem. Tas uzlabo dokumentu pārvaldības efektivitāti un samazina kļūdu skaitu, kas rodas manuālas failu apstrādes laikā.

Pārejot uz nākamo sadaļu, apskatīsim, kā izmantot SharePoint jaunākās funkcijas biznesa procesu optimizācijai.

Kā izmantot SharePoint jaunākās funkcijas biznesa procesu optimizācijai

Biznesa procesu optimizācija ir būtiska, lai samazinātu manuālo darbu un paātrinātu uzdevumu izpildi. Līdz šim daudzi uzņēmumi saskārās ar problēmām, piemēram, atkārtotu uzdevumu manuālu izpildi vai nepietiekamu darbplūsmu automatizāciju. SharePoint jaunumi 2023. gadā piedāvā vairākas funkcijas, kas palīdz optimizēt biznesa procesus, izmantojot integrāciju ar Power Automate un uzlabotu darbplūsmu pārvaldību.

Lai optimizētu procesus:

• Dodieties uz Site Settings un izvēlieties Flow, lai izveidotu jaunas darbplūsmas.
• Izmantojiet Power Automate Templates, lai ātri konfigurētu darbplūsmas, piemēram, apstiprinājumu vai failu pārvietošanu.
• Aktivizējiet Adaptive Cards, lai nodrošinātu interaktīvu uzdevumu pārvaldību tieši Microsoft Teams.
• Integrējiet AI Builder, lai automatizētu datu analīzi un dokumentu klasifikāciju.

SharePoint jaunākās funkcijas ļauj samazināt manuālo darbu par 30-50% uzņēmumos ar 100-300 darbiniekiem, kas ievērojami paātrina projektu izpildi un uzlabo procesu caurspīdīgumu.

Ar šo noslēdzam SharePoint jaunumi 2023. gada svarīgākās funkcionalitātes izmaiņas, kas palīdz uzņēmumiem efektīvāk organizēt darbu un pielāgoties digitālās sadarbības prasībām.

Sadarbībai ar KSJ

KSJ veido privātu AI un Microsoft 365 automatizāciju, kas pieder jums — jūsu pašu vidē. Iepazīstiet Answergrove — privāto Copilot alternatīvu, apskatiet pakalpojumus, vai piesakieties 30 minūšu konsultācijai.

Papildu lasāmviela

Saistītie KSJ raksti

• Graph API integrāciju jaunumi: SharePoint, Teams un ERP
  Rakstā apskatīti Graph API integrācijas jaunumi, kas būtiski ietekmē SharePoint, Teams un ERP sistēmu savietojamību.
• SharePoint lapu dizaina jaunumi: moderns intranets bez lieliem izstrādes darbiem
  Šis raksts izceļ SharePoint lapu dizaina uzlabojumus, kas ļauj veidot modernu intranetu bez sarežģītiem izstrādes procesiem.
• Microsoft 365 Roadmap jaunumi: SharePoint, Teams un Copilot
  Rakstā tiek analizēti Microsoft 365 Roadmap jaunumi, tostarp SharePoint, Teams un Copilot funkcionalitātes uzlabojumi.
• SharePoint procesu automatizācija: 10 praktiski risinājumi efektīvākai darbībai
  Raksts piedāvā praktiskus risinājumus SharePoint procesu automatizācijai, lai uzlabotu darba efektivitāti.

Oficiālie resursi

• SharePoint jaunumi – Microsoft atbalsts
  Microsoft resursā apkopoti jaunākie SharePoint funkcionalitātes uzlabojumi un to lietošanas iespējas.
• SharePoint Office 365 piezīmes par laidienu
  Šajā resursā pieejama detalizēta informācija par SharePoint funkciju izmaiņām Office 365 vidē.
• Microsoft 365 jaunumi | KSJ — SharePoint, Teams, Copilot
  Resurss sniedz pārskatu par Microsoft 365 jaunumiem, tostarp SharePoint, Teams un Copilot integrācijām.
• SharePoint dokumentu pārvaldība
  Šis resurss piedāvā detalizētu informāciju par dokumentu pārvaldības iespējām SharePoint vidē.

Sazinieties ar KSJ par SharePoint jaunumi