Atbilstības rīki: 8 soļi GDPR ieviešanai ar Microsoft Purview

Ievads

Atbilstības rīki ir kļuvuši par neatņemamu sastāvdaļu uzņēmumu ikdienā, īpaši tiem, kas darbojas Eiropas Savienībā un ir pakļauti GDPR prasībām. Datu aizsardzības regulējums pieprasa precīzu un pārskatāmu datu pārvaldību, un Microsoft Purview piedāvā visaptverošu risinājumu, lai nodrošinātu atbilstību. Šajā rakstā aplūkosim, kā Microsoft Purview palīdz identificēt, pārvaldīt un aizsargāt sensitīvus datus, vienlaikus ievērojot GDPR prasības. Raksts sniegs praktiskus soļus un piemērus, kā izmantot šos atbilstības rīkus, lai samazinātu riskus un uzlabotu procesu efektivitāti.

Kāpēc atbilstības rīki ir būtiski GDPR ievērošanai?

Eiropas Savienības Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) pieprasa, lai uzņēmumi pārvaldītu persondatus pārskatāmi un droši. Bez atbilstošiem rīkiem, uzņēmumi riskē ar datu noplūdēm, kas var radīt sodus no 2-4% no globālā apgrozījuma. Šī problēma īpaši aktuāla uzņēmumiem ar 50-500 darbiniekiem, kur datu apjoms ir pietiekami liels, lai manuāla pārvaldība kļūtu neefektīva.

Atbilstības rīki, piemēram, Microsoft Purview, ļauj automatizēt datu pārvaldību un nodrošināt, ka uzņēmums atbilst GDPR prasībām. Tas ne tikai samazina riskus, bet arī optimizē resursu izmantošanu, piemēram, samazinot manuālo darbu par 20-30% vidējā uzņēmumā.

Praktiski soļi, lai sāktu darbu ar Microsoft Purview:

• Atveriet Microsoft Purview compliance portal, izmantojot Microsoft 365 administrēšanas centru.
• Dodieties uz sadaļu Data classification un aktivizējiet Content explorer, lai identificētu jau esošos sensitīvos datus.
• Izmantojiet Data Loss Prevention (DLP) politikas, lai aizsargātu sensitīvus datus no noplūdēm.

Uzņēmumi, kas izmanto atbilstības rīkus, samazina datu pārkāpumu risku par 15-25%, vienlaikus samazinot manuālo darbu apjomu. Pāriesim pie nākamās sadaļas, lai detalizēti aplūkotu Microsoft Purview funkcijas.

Microsoft Purview: galvenās funkcijas atbilstībai

Microsoft Purview ir izstrādāts, lai palīdzētu uzņēmumiem nodrošināt datu drošību un atbilstību regulām, piemēram, GDPR. Bez centralizēta rīka uzņēmumiem bieži trūkst pārskatāmības par to, kur atrodas sensitīvie dati un kā tie tiek izmantoti. Tas rada risku, ka dati tiek izmantoti neatbilstoši vai noplūst.

Purview piedāvā vairākas funkcijas, kas atvieglo GDPR prasību ievērošanu, tostarp datu klasifikāciju, piekļuves kontroli un audita pārskatus. Šīs funkcijas ir īpaši noderīgas uzņēmumiem ar 50+ darbiniekiem, kur datu apjoms ir ievērojams.

Praktiskie soļi, lai izmantotu galvenās funkcijas:

• Dodieties uz Microsoft Purview compliance portal un atveriet sadaļu Data lifecycle management.
• Konfigurējiet Retention labels, lai noteiktu, cik ilgi dati tiek glabāti un kad tie tiek dzēsti.
• Izmantojiet Audit, lai uzraudzītu datu izmantošanu un identificētu neatbilstības.

Galvenās funkcijas ietver:

• Data Loss Prevention (DLP): Aizsargā sensitīvus datus, piemēram, kredītkaršu numurus, no noplūdēm.
• Information Protection: Nodrošina datu šifrēšanu un piekļuves kontroli.
• Insider Risk Management: Identificē un novērš iespējamos riskus, kas saistīti ar darbinieku rīcību.
• Compliance Manager: Sniedz detalizētus pārskatus par atbilstību GDPR un citiem standartiem.

Uzņēmumi, kas izmanto šīs funkcijas, samazina datu pārkāpumu risku par 20-35%, vienlaikus uzlabojot audita procesu efektivitāti. Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā identificēt sensitīvus datus ar Purview.

Kā identificēt sensitīvus datus ar Microsoft Purview

Sensitīvu datu identificēšana ir pirmais solis GDPR prasību ievērošanai. Bez automatizētiem rīkiem šis process var aizņemt nedēļas, īpaši uzņēmumos ar lielu datu apjomu. Nepareiza vai nepilnīga datu identificēšana rada risku, ka daļa datu paliek neaizsargāti.

Ar Microsoft Purview jūs varat ātri un precīzi identificēt sensitīvus datus, izmantojot tādas funkcijas kā Content explorer un Activity explorer. Šīs funkcijas ļauj pārskatīt, kur atrodas sensitīvie dati un kā tie tiek izmantoti.

Praktiskie soļi:

• Atveriet Microsoft Purview compliance portal un dodieties uz sadaļu Data classification.
• Aktivizējiet Content explorer, lai apskatītu dokumentus, kas satur sensitīvus datus, piemēram, personas kodus vai kredītkaršu numurus.
• Izmantojiet Activity explorer, lai analizētu, kā šie dati tiek izmantoti un vai pastāv neatbilstības.

Detalizēti soļi datu identificēšanai:

• Izveidojiet sensitīvo informācijas tipu: Piemēram, definējiet, ka personas kodi ir jāidentificē kā sensitīvi dati.
• Konfigurējiet DLP politikas: Noteikumi, kas bloķē vai brīdina par sensitīvu datu pārsūtīšanu ārpus uzņēmuma.
• Izmantojiet automātisko klasifikāciju: Purview automātiski identificē sensitīvus datus, pamatojoties uz iepriekš definētiem kritērijiem.

Uzņēmumi, kas izmanto Purview datu identificēšanai, samazina sensitīvu datu meklēšanas laiku no 10-15 stundām līdz 1-2 stundām nedēļā. Pāriesim pie nākamās sadaļas, kurā apskatīsim datu klasifikāciju un marķēšanu.

Atbilstības rīki datu klasifikācijai un marķēšanai

Datu klasifikācija un marķēšana ir būtisks solis GDPR prasību ievērošanai, jo tā nodrošina, ka sensitīvie dati tiek pareizi identificēti un aizsargāti. Bez šī soļa uzņēmumi riskē ar datu noplūdēm un neatbilstībām, kas var radīt ievērojamus finansiālus zaudējumus.

Microsoft Purview piedāvā automatizētus rīkus, kas ļauj klasificēt un marķēt datus, pamatojoties uz to sensitivitāti. Tas ietver tādas funkcijas kā Sensitivity labels un Retention labels, kas palīdz nodrošināt datu drošību un atbilstību regulām.

Praktiskie soļi:

• Atveriet Microsoft Purview compliance portal un dodieties uz sadaļu Information protection.
• Izveidojiet jaunu Sensitivity label, piemēram, “Konfidenciāli” vai “Personas dati”.
• Konfigurējiet automātisko marķēšanu, lai Purview automātiski piešķirtu marķējumus dokumentiem, kas satur sensitīvus datus.

Detalizēti soļi datu klasifikācijai:

• Izveidojiet marķējumu politiku: Piemēram, noteikumi, kas pieprasa šifrēšanu visiem dokumentiem ar marķējumu “Konfidenciāli”.
• Automātiskā klasifikācija: Purview izmanto AI, lai identificētu sensitīvus datus un piešķirtu tiem atbilstošu marķējumu.
• Pārskatiet un pielāgojiet politikas: Regulāri pārskatiet marķējumu politikas, lai tās atbilstu mainīgajām biznesa vajadzībām.

Uzņēmumi, kas izmanto atbilstības rīkus datu klasifikācijai, samazina manuālo darbu par 25-40%, vienlaikus uzlabojot datu drošību. Šis solis ir būtisks, lai nodrošinātu pilnīgu atbilstību GDPR prasībām.

Datu piekļuves kontrole un auditi ar Microsoft Purview

Datu piekļuves kontrole un auditi ir būtiski, lai nodrošinātu GDPR prasību ievērošanu. Uzņēmumiem ar 50-500 darbiniekiem bieži ir sarežģīti pārvaldīt, kurš un kā piekļūst sensitīviem datiem, īpaši, ja piekļuves tiesības netiek regulāri pārskatītas. Bez centralizēta risinājuma piekļuves kontroles pārbaude var aizņemt vairākas dienas, un tas palielina risku neatbilstībai.

Microsoft Purview piedāvā centralizētu piekļuves pārvaldības un auditu funkcionalitāti, kas ļauj IT vadītājiem pārskatīt un kontrolēt piekļuves tiesības reāllaikā. Tas ne tikai samazina administratīvo slogu, bet arī nodrošina, ka datu piekļuve tiek pārvaldīta saskaņā ar GDPR prasībām.

Lai konfigurētu piekļuves kontroli un auditus, veiciet šos soļus:

• Dodieties uz Microsoft Purview compliance portal un izvēlieties Access Control.
• Iestatiet piekļuves politikas, izmantojot Conditional Access, lai ierobežotu piekļuvi sensitīviem datiem.
• Aktivizējiet Audit Logs, lai reģistrētu visas darbības, kas saistītas ar datu piekļuvi.
• Izmantojiet Role-Based Access Control (RBAC), lai piešķirtu lomas un tiesības tikai nepieciešamajām personām.
• Plānojiet regulāras piekļuves pārskatīšanas sesijas, izmantojot Access Reviews.

Uzņēmumos ar 50-200 darbiniekiem šāds risinājums var samazināt piekļuves pārvaldības laiku par 20-35%, salīdzinot ar manuālām metodēm. Turklāt auditu automatizācija samazina neatbilstības risku par 15-25%, kas ir būtiski, lai izvairītos no GDPR sodiem.

Šāda piekļuves kontroles un auditu pieeja ir pamats drošai datu pārvaldībai un palīdz sagatavoties nākamajam solim — datu dzēšanas pieprasījumu pārvaldībai.

Kā Microsoft Purview palīdz pārvaldīt datu dzēšanas pieprasījumus

GDPR pieprasa, lai uzņēmumi spētu izpildīt datu dzēšanas pieprasījumus (t.s. ‘tiesības tikt aizmirstam’) noteiktā termiņā. Bez automatizētiem rīkiem šis process var kļūt par laikietilpīgu uzdevumu, īpaši uzņēmumos ar lielu datu apjomu. Manuāla datu dzēšana palielina kļūdu risku un var novest pie regulējuma pārkāpumiem.

Microsoft Purview nodrošina rīkus, kas ļauj automatizēt datu dzēšanas pieprasījumu apstrādi, ievērojot GDPR prasības. Izmantojot Data Subject Request (DSR) funkcionalitāti, uzņēmumi var ātri identificēt un dzēst konkrētus personas datus visā Microsoft 365 ekosistēmā.

Lai pārvaldītu datu dzēšanas pieprasījumus, veiciet šos soļus:

• Atveriet Microsoft Purview compliance portal un izvēlieties Data Subject Requests.
• Klikšķiniet Create DSR case, lai sāktu jaunu pieprasījumu.
• Izmantojiet meklēšanas funkciju, lai identificētu personas datus visos atbilstošajos datu avotos, piemēram, Exchange Online, SharePoint un OneDrive.
• Apstipriniet un dzēsiet identificētos datus, izmantojot Delete funkciju.
• Ģenerējiet pārskatu par veikto darbību, lai dokumentētu atbilstību.

Uzņēmumos ar 100-300 darbiniekiem šī funkcionalitāte samazina datu dzēšanas pieprasījumu apstrādes laiku no vidēji 8-12 stundām līdz 1-2 stundām. Tas ne tikai paātrina procesu, bet arī nodrošina precizitāti un samazina neatbilstības risku.

Ar datu dzēšanas pieprasījumu pārvaldību sakārtotu, nākamais solis ir izmantot atbilstības rīkus automatizācijai un ziņošanai.

Atbilstības rīki: automatizācija un ziņošana

GDPR ievērošana prasa ne tikai datu pārvaldību, bet arī regulāras atskaites un pārskatus par atbilstības statusu. Manuāla ziņošana ir laikietilpīga un bieži vien nepilnīga, īpaši uzņēmumos ar lielu darbinieku skaitu un datu apjomu. Bez automatizētiem atbilstības rīkiem uzņēmumi riskē ar nepilnīgu dokumentāciju un sodiem.

Microsoft Purview piedāvā plašu automatizācijas un ziņošanas funkcionalitāti, kas ļauj ģenerēt detalizētus pārskatus par datu apstrādi, piekļuvi un dzēšanu. Tas palīdz IT vadītājiem un biznesa procesu īpašniekiem sekot līdzi atbilstības prasībām un ātri reaģēt uz auditu pieprasījumiem.

Lai konfigurētu automatizāciju un ziņošanu, veiciet šos soļus:

• Atveriet Microsoft Purview compliance portal un izvēlieties Reports.
• Aktivizējiet Compliance Score, lai saņemtu reāllaika atbilstības novērtējumu.
• Iestatiet Alerts, lai saņemtu paziņojumus par potenciāliem atbilstības pārkāpumiem.
• Izmantojiet Audit Reports, lai ģenerētu detalizētus pārskatus par piekļuves un datu apstrādes darbībām.
• Plānojiet regulāras atskaites, izmantojot Scheduled Reports, lai nodrošinātu nepārtrauktu uzraudzību.

Uzņēmumos ar 50-150 darbiniekiem šāda pieeja samazina ziņošanas laiku par 30-50%, salīdzinot ar manuālām metodēm. Turklāt automatizēti pārskati nodrošina, ka dati vienmēr ir precīzi un gatavi auditiem.

Ar automatizāciju un ziņošanu sakārtotu, pēdējais solis ir praktiska Microsoft Purview ieviešana uzņēmumā.

Praktiski soļi Microsoft Purview ieviešanai uzņēmumā

Microsoft Purview ieviešana ir stratēģisks solis, lai nodrošinātu GDPR prasību ievērošanu un uzlabotu datu pārvaldību. Tomēr bez skaidra ieviešanas plāna uzņēmumi var saskarties ar izaicinājumiem, piemēram, nepietiekamu darbinieku apmācību vai nepareizu konfigurāciju, kas var radīt drošības riskus.

Lai veiksmīgi ieviestu Microsoft Purview, ir svarīgi sekot strukturētam procesam, kas ietver gan tehniskos, gan organizatoriskos aspektus. Šeit ir detalizēts plāns, kā to izdarīt:

• Sagatavojiet uzņēmuma datu kartējumu, identificējot visus datu avotus un to īpašniekus.
• Izveidojiet Microsoft Purview administratoru komandu un nodrošiniet viņiem piekļuvi Microsoft Purview compliance portal.
• Konfigurējiet sensitīvo datu identificēšanas politikas, izmantojot Data Classification un Sensitivity Labels.
• Iestatiet piekļuves kontroles politikas, izmantojot Access Control un Role-Based Access Control (RBAC).
• Veiciet darbinieku apmācību par datu aizsardzības un atbilstības prasībām, izmantojot Microsoft nodrošinātos resursus.
• Regulāri pārskatiet un uzlabojiet konfigurācijas, pamatojoties uz Compliance Score un auditu rezultātiem.

Uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem šāda pieeja var samazināt ieviešanas laiku no 3-4 mēnešiem līdz 6-8 nedēļām. Turklāt skaidrs ieviešanas plāns nodrošina, ka visi darbinieki ir informēti un iesaistīti procesā, kas samazina cilvēkfaktora radītos riskus.

Ar šo soli Microsoft Purview ieviešana ir pabeigta, un uzņēmums ir gatavs pilnībā ievērot GDPR prasības, izmantojot atbilstības rīkus.

Papildu lasāmviela