SharePoint atbilstības migrācija uz Purview: 5 soļi pirms aprīļa termiņa

Ievads

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir būtisks solis uzņēmumiem, kas vēlas nodrošināt savu datu drošību un atbilstību regulām. Microsoft ir noteicis aprīļa termiņu, līdz kuram uzņēmumiem ir jāveic šī pāreja, lai saglabātu pilnu funkcionalitāti un atbilstību. Šis process ne tikai palīdzēs izvairīties no potenciāliem juridiskiem riskiem, bet arī optimizēs datu pārvaldību, izmantojot Purview plašās iespējas. Šajā rakstā aplūkosim piecus konkrētus soļus, kas palīdzēs sagatavoties un veiksmīgi īstenot šo migrāciju.

Kāpēc SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir kritiska līdz aprīlim?

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir būtiska, jo Microsoft ir noteicis aprīļa termiņu, līdz kuram uzņēmumiem ir jāveic šī pāreja, lai nodrošinātu atbilstību jaunākajiem drošības un datu pārvaldības standartiem. Uzņēmumiem, kas šo termiņu neievēros, pastāv risks zaudēt piekļuvi svarīgām darbplūsmām un datiem, kas var radīt ievērojamus biznesa traucējumus. Turklāt, migrācijas neveikšana var radīt atbilstības problēmas, kas var novest pie juridiskiem un finansiāliem zaudējumiem.

Purview piedāvā modernākus rīkus datu klasifikācijai, audita pārvaldībai un drošības politiku ieviešanai, kas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem ar 50-500 darbiniekiem, kuriem jāievēro GDPR vai citi regulējumi. Migrācijas atlikšana var prasīt vairāk laika un resursu, jo tuvāk termiņam pieaug IT speciālistu pieprasījums un sarežģītība.

• Regulējumu izmaiņas: Aprīļa termiņš iezīmē veco SharePoint darbplūsmu atbalsta beigas, piespiežot uzņēmumus pāriet uz modernām Purview iespējām.
• Biznesa nepārtrauktība: Migrācijas neveikšana var radīt darbplūsmu pārtraukumus, kas ietekmē ikdienas operācijas.
• Drošības uzlabojumi: Purview piedāvā uzlabotu datu aizsardzību, kas samazina datu noplūdes risku par 20-35% salīdzinājumā ar vecajām darbplūsmām.
• Resursu optimizācija: Migrācija uz Purview ļauj samazināt manuālo procesu skaitu, ietaupot līdz 15% laika IT komandām.

Uzņēmumi, kas veic SharePoint atbilstības migrāciju uz Purview līdz aprīlim, var izvairīties no neplānotiem izdevumiem un nodrošināt efektīvu datu pārvaldību nākotnē.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā soli pa solim sagatavoties migrācijas procesam.

5 soļi, lai sagatavotos SharePoint atbilstības migrācijai uz Purview

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview prasa rūpīgu sagatavošanos, lai nodrošinātu, ka visi dati un darbplūsmas tiek pārvietotas veiksmīgi un bez traucējumiem. Nepareiza plānošana var radīt datu zudumu vai darbplūsmu pārtraukumus, kas var ietekmēt uzņēmuma ikdienas darbību. Tāpēc ir svarīgi ievērot skaidru pieeju un izmantot Microsoft 365 piedāvātos rīkus.

Lai sagatavotos migrācijai, vispirms ir jāveic esošo darbplūsmu un datu audita pārbaude, jānosaka prioritātes un jāizveido detalizēts migrācijas plāns. Šie soļi palīdzēs samazināt riskus un nodrošināt, ka migrācija tiek veikta efektīvi.

• Veiciet darbplūsmu auditu: Izmantojiet SharePoint Admin Center → Workflow Settings, lai identificētu aktīvās un novecojušās darbplūsmas.
• Izveidojiet datu klasifikācijas plānu: Pārskatiet esošos dokumentus un klasificējiet tos pēc sensitivitātes līmeņa, izmantojot Microsoft Purview → Data Classification.
• Izvērtējiet atbilstības prasības: Pārliecinieties, ka jūsu uzņēmuma datu pārvaldības politika atbilst GDPR vai citiem regulējumiem.
• Izmantojiet migrācijas rīkus: Lejupielādējiet un konfigurējiet SharePoint Migration Tool, lai pārvietotu datus uz Purview.
• Testējiet migrācijas procesu: Veiciet testa migrāciju ar nelielu datu apjomu, lai identificētu iespējamās problēmas un tās novērstu.

Uzņēmumi, kas ievēro šos piecus soļus, samazina migrācijas laiku par 25-40%, īpaši uzņēmumos ar 50-200 darbiniekiem. Tas ļauj IT komandām koncentrēties uz citiem stratēģiskiem uzdevumiem.

Nākamajā sadaļā aplūkosim datu klasifikācijas nozīmi migrācijas procesā.

Datu klasifikācija un tās nozīme migrācijas procesā

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview nav iedomājama bez rūpīgas datu klasifikācijas. Nepareizi klasificēti dati var radīt drošības riskus vai atbilstības problēmas, jo īpaši uzņēmumiem, kas darbojas regulētās nozarēs, piemēram, finanšu vai veselības aprūpē. Datu klasifikācija palīdz noteikt, kuri dokumenti ir īpaši sensitīvi un kuriem jāpiemēro stingrākas drošības politikas.

Microsoft Purview piedāvā datu klasifikācijas rīkus, kas ļauj automātiski identificēt sensitīvu informāciju, piemēram, personas datus vai kredītkaršu numurus. Šī funkcionalitāte samazina manuālo darbu un nodrošina precīzāku datu pārvaldību.

• Identificējiet sensitīvus datus: Atveriet Microsoft Purview → Data Classification → Content Explorer, lai pārskatītu, kuri dokumenti satur sensitīvu informāciju.
• Izveidojiet klasifikācijas politikas: Izmantojiet Microsoft Purview → Information Protection, lai definētu sensitivitātes līmeņus, piemēram, “Konfidenciāli” vai “Publiski”.
• Pielietojiet politikas automātiski: Konfigurējiet Auto-labeling policies, lai klasifikācija tiktu piemērota automātiski, pamatojoties uz dokumenta saturu.
• Veiciet manuālas pārbaudes: Izmantojiet Content Explorer, lai manuāli pārskatītu un pielāgotu klasifikācijas, ja nepieciešams.

Uzņēmumi, kas izmanto datu klasifikāciju, samazina sensitīvas informācijas noplūdes risku par 30-50%, salīdzinot ar uzņēmumiem, kas šo procesu ignorē. Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem ar 100+ darbiniekiem, kuriem ir liels datu apjoms.

Nākamajā sadaļā apskatīsim, kā konfigurēt Microsoft Purview atbilstības politikas.

Kā konfigurēt Microsoft Purview atbilstības politikas

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview nav pilnīga bez atbilstības politiku konfigurācijas. Šīs politikas nodrošina, ka jūsu uzņēmuma dati tiek pārvaldīti saskaņā ar regulējumiem, piemēram, GDPR vai ISO 27001. Nepareiza politiku konfigurācija var radīt datu noplūdes risku vai juridiskas sekas.

Microsoft Purview piedāvā plašu rīku klāstu, lai izveidotu un pielāgotu atbilstības politikas, piemēram, datu zaudējumu novēršanas (DLP) politikas un saglabāšanas politikas. Šie rīki ļauj IT komandām precīzi kontrolēt, kā dati tiek glabāti un kopīgoti.

• Izveidojiet DLP politiku: Atveriet Microsoft Purview → Data Loss Prevention → Policies un izvēlieties “Create policy”.
• Definējiet politikas nosacījumus: Norādiet, kuri datu tipi (piemēram, kredītkaršu numuri) jāaizsargā un kādiem darbību veidiem jāpiemēro ierobežojumi.
• Konfigurējiet saglabāšanas politikas: Atveriet Microsoft Purview → Information Governance → Retention Policies un izveidojiet politiku, kas nosaka, cik ilgi dati jāglabā.
• Testējiet politikas: Izmantojiet Policy Simulator, lai pārliecinātos, ka politikas darbojas, kā paredzēts.

Uzņēmumi, kas konfigurē atbilstības politikas, samazina regulējumu pārkāpumu risku par 40-60%, īpaši uzņēmumos ar 200+ darbiniekiem, kuriem ir sarežģītas darbplūsmas. Tas arī ļauj IT komandām ietaupīt līdz 20% laika, kas citādi tiktu tērēts manuālai atbilstības pārbaudei.

Pareizi konfigurētas politikas nodrošina, ka SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir ne tikai veiksmīga, bet arī ilgtspējīga nākotnē.

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview: kā pārvaldīt piekļuves tiesības

Pareiza piekļuves tiesību pārvaldība ir viens no svarīgākajiem aspektiem, kas jārisina, veicot SharePoint atbilstības migrāciju uz Purview. Nepareizi konfigurētas tiesības var radīt datu noplūdes risku vai ierobežot piekļuvi svarīgai informācijai. Šī sadaļa palīdzēs jums izprast, kā konfigurēt piekļuves tiesības, lai nodrošinātu drošu un efektīvu datu pārvaldību pēc migrācijas.

Lai sāktu, dodieties uz SharePoint vietni un pārbaudiet esošās piekļuves tiesības. Izmantojiet Site Permissions, lai identificētu lietotājus un grupas, kam ir piekļuve konkrētām bibliotēkām vai failiem. Pēc tam konfigurējiet Microsoft Purview piekļuves politikas, kas nodrošina atbilstību uzņēmuma drošības prasībām.

• Atveriet Microsoft Purview Compliance Portal un izvēlieties Permissions.
• Izveidojiet jaunu piekļuves politiku, izmantojot Access policies → Create policy.
• Definējiet, kuri lietotāji vai grupas var piekļūt konkrētiem datiem, izmantojot Include/Exclude opcijas.
• Pārskatiet un apstipriniet politiku, lai tā stātos spēkā.
• Atgriezieties SharePoint un pārbaudiet, vai jaunās politikas darbojas, izmantojot Check Permissions funkciju.

Uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem šāda piekļuves tiesību pārvaldība samazina drošības incidentu iespējamību par 20-35%, vienlaikus uzlabojot piekļuves pārskatāmību. Tas ir būtisks solis, lai nodrošinātu, ka SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir veiksmīga un droša.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā testēt un validēt migrācijas procesu, lai izvairītos no kļūdām.

Migrācijas testēšana un validācija: kā izvairīties no kļūdām

Migrācijas testēšana un validācija ir būtisks solis, lai nodrošinātu, ka SharePoint atbilstības migrācija uz Purview norit bez problēmām. Kļūdas šajā posmā var radīt datu zudumu vai neatbilstību regulām, kas savukārt var izraisīt juridiskas vai finansiālas sekas. Šajā sadaļā aplūkosim, kā efektīvi testēt un validēt migrācijas procesu.

Pirms migrācijas uzsākšanas izveidojiet testa vidi, kas atspoguļo jūsu esošo SharePoint infrastruktūru. Izmantojiet Microsoft 365 Migration Manager, lai simulētu datu pārvietošanu un identificētu iespējamās problēmas. Pēc tam pārbaudiet, vai visi dati un darbplūsmas ir pareizi pārvietoti, izmantojot Content Search un Audit Logs.

• Izveidojiet migrācijas plānu, izmantojot Migration Manager → New Migration Task.
• Norādiet avota un mērķa vietnes, kā arī atlasiet datus, kas jāpārvieto.
• Veiciet testa migrāciju un pārbaudiet rezultātus, izmantojot Content Search.
• Pārskatiet Audit Logs, lai pārliecinātos, ka visi darbplūsmas notikumi ir reģistrēti pareizi.
• Identificējiet un novērsiet kļūdas pirms faktiskās migrācijas uzsākšanas.

Šāda pieeja samazina migrācijas kļūdu iespējamību par 25-40%, īpaši uzņēmumos ar sarežģītu SharePoint struktūru. Tas nodrošina, ka SharePoint atbilstības migrācija uz Purview tiek veikta precīzi un efektīvi.

Nākamajā sadaļā aplūkosim, kā migrācija uz Purview uzlabo datu pārvaldību.

Kā SharePoint atbilstības migrācija uz Purview uzlabo datu pārvaldību

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ievērojami uzlabo datu pārvaldību, nodrošinot centralizētu kontroli un uzlabotu pārskatāmību. Bez šīs migrācijas uzņēmumi bieži saskaras ar problēmām, piemēram, datu dublēšanos, piekļuves tiesību neatbilstību un grūtībām izsekot darbplūsmas izmaiņām. Šajā sadaļā izskaidrosim, kā Purview palīdz risināt šīs problēmas.

Pēc migrācijas uz Purview jūs varat izmantot tādus rīkus kā Data Loss Prevention (DLP) un Retention Policies, lai nodrošinātu, ka dati tiek pārvaldīti atbilstoši uzņēmuma un regulatīvajām prasībām. Turklāt eDiscovery funkcionalitāte ļauj ātri atrast un analizēt nepieciešamos datus juridiskiem vai audita nolūkiem.

• Konfigurējiet DLP Policies, lai novērstu sensitīvu datu noplūdi.
• Izmantojiet Retention Policies, lai noteiktu, cik ilgi dati jāuzglabā.
• Pārvaldiet datu piekļuvi, izmantojot Access Policies.
• Izmantojiet eDiscovery, lai veiktu datu meklēšanu un analīzi.
• Regulāri pārskatiet un atjauniniet politikas, izmantojot Compliance Manager.

Uzņēmumos ar 50-500 darbiniekiem datu pārvaldības efektivitāte pēc migrācijas uzlabojas par 30-50%, samazinot manuālās darbības un palielinot atbilstības līmeni. Tas ir būtisks ieguvums, kas palīdz uzņēmumiem efektīvāk pārvaldīt savus resursus.

Nākamajā sadaļā aplūkosim biežākās problēmas migrācijas procesā un to risinājumus.

Biežākās problēmas migrācijas procesā un to risinājumi

SharePoint atbilstības migrācija uz Purview var saskarties ar vairākām problēmām, kas, ja netiek risinātas, var radīt būtiskas sekas. Dažas no biežākajām problēmām ir datu zudums, nepilnīga darbplūsmu pārvietošana un neatbilstība jaunajām politikas prasībām. Šajā sadaļā aplūkosim, kā identificēt un risināt šīs problēmas.

Lai novērstu datu zudumu, izmantojiet Backup and Restore funkcionalitāti pirms migrācijas uzsākšanas. Nepilnīgas darbplūsmu pārvietošanas gadījumā pārbaudiet, vai visas darbplūsmas ir saderīgas ar Purview, izmantojot Workflow Health Analyzer. Ja rodas problēmas ar politiku atbilstību, pārskatiet un pielāgojiet politikas, izmantojot Compliance Manager.

• Veiciet pilnu datu rezerves kopiju, izmantojot Backup and Restore.
• Pārbaudiet darbplūsmas saderību ar Purview, izmantojot Workflow Health Analyzer.
• Izmantojiet Migration Manager, lai identificētu un novērstu kļūdas.
• Pārskatiet politikas atbilstību, izmantojot Compliance Manager.
• Regulāri veiciet sistēmas pārbaudes pēc migrācijas, lai identificētu un risinātu jaunas problēmas.

Šādu problēmu risināšana var samazināt migrācijas laiku par 15-25%, vienlaikus nodrošinot, ka visi dati un darbplūsmas tiek pārvietoti veiksmīgi. Tas ir būtisks solis, lai nodrošinātu, ka SharePoint atbilstības migrācija uz Purview ir veiksmīga un efektīva.

Pabeidzot šo sadaļu, jums vajadzētu būt skaidrībai par visiem galvenajiem migrācijas aspektiem, lai nodrošinātu veiksmīgu pāreju uz Purview.

Papildu lasāmviela