Ievads
Microsoft Teams un SharePoint ir kļuvuši par neaizstājamiem rīkiem organizāciju sadarbībai un datu pārvaldībai. Tomēr, daloties ar datiem ārpus organizācijas, ir svarīgi ievērot drošības prakses, lai aizsargātu sensitīvu informāciju un nodrošinātu atbilstību normatīvajiem aktiem. Šajā rakstā apskatīsim galvenos drošības atjauninājumus un iestatījumus, kas jāņem vērā, lai efektīvi pārvaldītu datu koplietošanu ārpus organizācijas.
Kā konfigurēt ārējo piekļuvi Teams un SharePoint
Microsoft Teams un SharePoint piedāvā plašas iespējas efektīvai sadarbībai, taču to izmantošana ārējiem lietotājiem prasa rūpīgu konfigurāciju. Lai optimāli konfigurētu ārējo piekļuvi, ir jāievēro vairāki būtiski soļi.
Pirmais solis ir noteikt organizācijas politiku par datu koplietošanu ar ārējiem dalībniekiem. Šāda politika palīdzēs nodrošināt, ka tikai nepieciešamais informācijas apjoms tiek padarīts pieejams, vienlaikus aizsargājot sensitīvus datus. Piemēram, IT vadītājs var izveidot grupas līmeņa atļauju iestatījumus, kas ļauj piekļuvi konkrētām mapēm vai failiem.
- Izveidojiet skaidru atļauju hierarhiju, kurā definēts, kuri lietotāji var koplietot datus ar ārējām pusēm.
- Iespējojiet datu šifrēšanu, lai aizsargātu informāciju pārsūtīšanas laikā.
- Aktivējiet divu faktoru autentifikāciju visiem ārējiem lietotājiem.
- Regulāri pārskatiet un atjauniniet piekļuves tiesības.
- Izmantojiet SharePoint auditu rīkus, lai izsekotu datu izmantošanas vēsturi.
Nākamais solis ir praktiska iestatījumu konfigurēšana. Piemēram, lai piešķirtu piekļuvi konkrētam projektam ārējai komandai Microsoft Teams vidē, jūs varat izveidot atsevišķu kanālu ar pielāgotām atļaujām. Savukārt SharePoint vidē var izmantot “Guest Access” funkciju, lai nodrošinātu selektīvu piekļuvi noteiktiem dokumentiem.
Efektīva informācijas apmaiņa var samazināt administratīvo darbu par 30%, ietaupot līdz 15 000 € gadā vidējai organizācijai ar 100 darbiniekiem.
Reāli piemēri ietver uzņēmumu X, kas izmanto Teams kanālus sadarbībai ar starptautiskiem partneriem, veidojot drošu vidi diskusijām un failu apmaiņai. Savukārt uzņēmums Y izmanto SharePoint koplietojamos diskus projektam vadības dokumentācijas glabāšanai un piekļuvei no dažādām vietām pasaulē.
Drošības politiku izveide un ieviešana
Drošības politikas izveidošana un ieviešana ir fundamentāls solis, lai aizsargātu organizācijas datus un nodrošinātu atbilstību juridiskajām prasībām. Efektīva drošības politika ne tikai samazina riskus, bet arī veicina darbinieku izpratni par drošas datu apstrādes nozīmīgumu.
Viens no pirmajiem soļiem ir identificēt galvenos draudus un riskus. Piemēram, ja uzņēmums izmanto Microsoft Teams un SharePoint platformas datu koplietošanai, ir būtiski izstrādāt vadlīnijas par to, kādi dati drīkst tikt koplietoti ārpus organizācijas. Piemēram, nosakot, ka konfidenciāli dokumenti nedrīkst būt pieejami bez autorizācijas pārbaudes.
- Izveidot konkrētas datu klasifikācijas kategorijas (konfidenciāli, publiski u.tml.).
- Noteikt piekļuves tiesības katrai darbinieku grupai.
- Izmantot divfaktoru autentifikāciju visās platformās.
- Nodrošināt regulāru drošības politikas pārskatīšanu un aktualizāciju.
- Izmantot datu zuduma novēršanas (DLP) rīkus.
Piemēram, uzņēmums “TechSecure” ieviesa drošības politiku, kas noteica, ka visi finanšu dokumenti tiek glabāti tikai šifrētā formātā SharePoint vidē. Rezultāts: 30% mazāk incidentu ar nesankcionētu datu piekļuvi gada laikā. Savukārt “DataFlow Inc.” panāca 20% pieaugumu darbinieku produktivitātē pēc tam, kad tika ieviesta centralizēta tiesību pārvaldība Teams platformai.
Ieguldot €10,000 procesā pārvaldībā un darbinieku apmācībā, uzņēmums gada laikā izvairījās no potenciālajiem zaudējumiem €50,000 apmērā saistībā ar drošības incidentiem.
Datu klasifikācijas un marķēšanas izmantošana
Efektīva datu pārvaldība ir kritisks aspekts, nodrošinot informācijas drošību un konfidencialitāti organizācijā. Datu klasifikācija un marķēšana spēlē nozīmīgu lomu, palīdzot identificēt un aizsargāt sensitīvus datus. Šīs prakses ne tikai veicina atbilstību noteikumiem, bet arī uzlabo vispārējo darbības efektivitāti.
Viens no praktiskiem piemēriem ir dokumentu marķēšana, balstoties uz jutīguma līmeni. Piemēram, SharePoint platformā var ieviest automātisku klasifikācijas funkciju, kas apzīmē dokumentus ar “Konfidenciāli”, “Iekšējai lietošanai” vai “Publiski pieejami”, pamatojoties uz tajos esošo informāciju. Savukārt Microsoft Teams ļauj iestatīt īpašas politikas datu koplietošanai ārpus organizācijas, nodrošinot nepieciešamo drošības līmeni sarunām un koplietojamajiem failiem.
- Noteikt un marķēt sensitīvus dokumentus ar automātiskām politikas vadlīnijām;
- Ieviešot šifrēšanu, lai aizsargātu datus pret neatļautu piekļuvi;
- Pielāgot datu piekļuves tiesības, pamatojoties uz darbinieku lomām;
- Izmantot audita funkcijas, lai sekotu datu izmantošanas vēsturei;
- Integrēt drošības risinājumus ar esošajām IT sistēmām;
- Nodrošināt regulāru darbinieku apmācību saistībā ar datu drošību;
- Izmantot mākoņtehnoloģijas priekšrocības datu uzglabāšanai un nodrošināšanai.
Kā piemērs uzņēmumam, kas veiksmīgi ieviesis datu klasifikāciju, var minēt finanšu institūciju, kas izmantoja šo praksi, lai samazinātu datu noplūdes risku par 35%. Citā gadījumā veselības aprūpes organizācija pielietoja marķēšanas politiku pacientu datu aizsardzībai, veicinot atbilstību GDPR prasībām.
Uzņēmums vidēji samazina datu pārvaldības izdevumus par 25%, vienlaikus palielinot operacionālo efektivitāti par 15%, pateicoties automatizētām sistēmām un samazinātam manuālajam darbam.
Audita un uzraudzības funkciju iestatīšana
Efektīva audita un uzraudzības funkciju iestatīšana ir būtiska, lai nodrošinātu organizācijas datu drošību, jo īpaši, izmantojot Teams un SharePoint platformas. Šajā kontekstā svarīgi ir ieviest strukturētas procedūras, kas ļauj pārraudzīt piekļuvi datiem un identificēt iespējamos drošības riskus.
Piemēram, organizācija var izmantot Microsoft 365 Compliance Center rīkus, lai izveidotu pielāgotus audita žurnālus. Šie žurnāli dokumentē lietotāju aktivitātes, piemēram, failu skatīšanas vai kopīgošanas darbības. Tas palīdz IT vadītājiem analizēt datu kustību un identificēt neatļautas darbības.
- Konfigurējiet audita žurnālus visās platformās, tostarp Teams un SharePoint.
- Iestatiet brīdinājumus par neparastām lietotāju aktivitātēm.
- Regulāri pārskatiet piekļuves tiesību iestatījumus.
- Integrējiet datu zaudējumu novēršanas (DLP) politikas.
- Veiciet regulārus sistēmas drošības auditus.
Izmantojot šīs metodes, organizācija var samazināt drošības incidentus par aptuveni 40%, kas potenciāli ietaupa līdz pat 50 000 € gadā.
Teams un SharePoint drošības funkciju pilnvērtīga izmantošana ne tikai palielina organizācijas efektivitāti, bet arī sniedz pārliecību par datu aizsardzību. Šīs prakses ir būtiskas mūsdienu digitālajā vidē, kur drošība ir prioritāte.