Ievads
Finanšu vadītājiem bieži ir jāseko līdzi dažādu līgumu un licenču termiņiem, lai izvairītos no nevēlamām sekām, piemēram, papildu izmaksām vai darbības pārtraukumiem. Power Automate piedāvā risinājumu, kas automatizē atgādinājumu izveidi un piegādi, nodrošinot savlaicīgu rīcību.
Šajā rakstā apskatīsim, kā konfigurēt Power Automate plūsmas, lai efektīvi pārvaldītu termiņus un uzlabotu procesu pārskatāmību.
Kā sagatavot datu avotu ar termiņiem
Efektīva datu avota izveide, kas satur termiņus un nodrošina savlaicīgu atgādinājumu funkcionalitāti, ir būtiska uzņēmumu darbības optimizācijai. Šajā rakstā iepazīstināsim, kā strukturēt šādu datu avotu, izmantojot Power Automate rīku, kā arī sniegsim praktiskus piemērus un ieteikumus.
Pirmkārt, nepieciešams identificēt visas būtiskās līgumu vai licenču vienības, kuru termiņus nepieciešams uzraudzīt. Veidojot datu avotu, ieteicams iekļaut šādus laukus: objekta nosaukums, termiņa beigu datums, kontaktinformācija un statusa lauks (aktīvs/gaidāms/izbeigts). Šo informāciju var glabāt Excel failā, SharePoint sarakstā vai SQL datubāzē.
- Izveidojiet vienotu veidni visiem datiem, lai izvairītos no neskaidrībām.
- Apsveriet iespēju izmantot krāsu kodējumu termiņu statusa indikācijai.
- Automatizējiet datu sinhronizāciju ar citām sistēmām.
- Nodrošiniet regulāru datu dublēšanu drošības nolūkiem.
Otrkārt, konfigurējiet Power Automate plūsmu atgādinājumu izsūtīšanai. Piemēram:
Lietojumpiemērs 1: Uzņēmuma finanšu nodaļa ievieš automatizētu atgādinājumu sistēmu par līgumu termiņiem. Kad datu avots norāda uz līguma beigu tuvošanos (piemēram, trīsdesmit dienas pirms termiņa), tiek ģenerēts e-pasts atbildīgajai personai. Tas novērš nokavējumus un neparedzētus līguma pārtraukumus.
Lietojumpiemērs 2: Licenču vadības komanda izmanto Power Automate plūsmu integrāciju ar SharePoint sarakstu. Šī plūsma automātiski atjaunina statusa lauku “Izbeidzies”, ja termiņa beigās nav veikta licence atjaunošana.
Investējot šādā sistēmā iespējams būtiski samazināt zaudējumus. Piemēram, uzņēmums ar vidēji 20 aktīviem līgumiem var ietaupīt līdz 15% no administratīvajām izmaksām gadā (~5000 €), pateicoties savlaicīgiem atgādinājumiem.
Power Automate plūsmas izveides pamati
Microsoft Power Automate ir rīks, kas ļauj automatizēt dažādus biznesa procesus, samazinot manuālās darbības un palielinot efektivitāti. Šajā sadaļā apskatīsim, kā veidot pamata plūsmas un kā tās var palīdzēt finanšu vadītājiem pārvaldīt svarīgus termiņus.
Piemēram, jūs varat izveidot plūsmu, kas automātiski sūta atgādinājumu e-pastu nedēļu pirms līguma derīguma termiņa beigām. Lai to paveiktu, nepieciešams:
- Definēt datu avotu, piemēram, SharePoint sarakstu vai Excel failu.
- Iestatīt nosacījumus plūsmai, piemēram, filtrēt ierakstus pēc beigu datuma.
- Pievienot darbību “Send an email” un norādīt saņēmējus.
Vēl viens izmantošanas gadījums ir licences atjaunošanas pārvaldība. Izmantojot Power Automate, jūs varat nodrošināt, ka visi iesaistītie darbinieki saņem paziņojumus par gaidāmajām atjaunošanas prasībām.
Šāda automatizācija ne tikai uzlabo procesu precizitāti un uzticamību, bet arī nodrošina ievērojamu ROI. Piemēram, ja laicīgi novēršat līgumu nepagarināšanu vai maksājumu kavējumu, uzņēmums var ietaupīt līdz pat 15% no administratīvajām izmaksām vai aptuveni 10 000 € gadā.
Kopumā Power Automate piedāvā daudz iespēju efektīvākai biznesa procesu pārvaldībai. Ieguldot laiku plūsmu izveidē, jūs ilgtermiņā palielināsiet produktivitāti un samazināsiet kļūdu risku. Jūsu komanda būs pateicīga par šiem uzlabojumiem!
Atgādinājumu nosūtīšanas loģikas konfigurēšana
Lai efektīvi pārvaldītu termiņus un nodrošinātu, ka finansu vadītāji nekad nepalaid garām būtiskus notikumus, ir svarīgi izveidot labi strukturētu atgādinājumu nosūtīšanas loģiku. Šajā sadaļā aplūkosim dažādas iespējas, kā konfigurēt Power Automate procesu, kas automatizē atgādinājumu sūtīšanu par līgumu vai licenču termiņu beigām.
Prakse rāda, ka visefektīvākie atgādinājumi ietver vairākas darbības:
- Iestatiet atgādinājuma trigeri, piemēram, datuma lauku SharePoint sarakstā vai Excel dokumentā.
- Konfigurējiet e-pasta ziņojumu ar dažādiem lauka elementiem, piemēram, līguma numuru un termiņa datumu.
- Pievienojiet alternatīvus kanālus, piemēram, Microsoft Teams paziņojumus.
- Nodrošiniet dažādus atgādinājuma intervālus: 30 dienas pirms termiņa, 7 dienas pirms termiņa un termiņa dienā.
- Iekļaujiet saiti uz sistēmu, kur lietotājs var nekavējoties veikt nepieciešamās darbības.
Piemēram, finansu vadītājs var izveidot plūsmu Power Automate platformā, kas automātiski ģenerē e-pasta paziņojumus par tuvojošos līguma termiņu. Tādējādi tiek novērsta situācija, kad līgums tiek aizkavēts vai neparedzēti beidzas bez savlaicīgas pārskatīšanas.
Cits piemērs ir licenču pārvaldība IT departamentā. Automatizētas atgādinājumu plūsmas nodrošina savlaicīgu licenču atjaunošanu, palīdzot izvairīties no sistēmu darbības traucējumiem un papildu izmaksām.
Investējot resursus automatizācijā, organizācija var sasniegt ievērojamu ROI. Piemēram, novēršot nevajadzīgas maksas vai soda naudas par nokavētiem termiņiem, iespējams ietaupīt līdz pat 15% no budžeta gada griezumā. Dažos gadījumos tas var nozīmēt ietaupījumus līdz €10 000 gadā lielākām organizācijām.
E-pasta paziņojumu pielāgošana
Efektīva e-pasta paziņojumu pielāgošana ir būtiska, lai nodrošinātu savlaicīgu komunikāciju un procesu plūdumu uzņēmuma darbībā. Izmantojot Power Automate rīku, ir iespējams izveidot automatizētus atgādinājumus par svarīgiem termiņiem, tādējādi samazinot cilvēkresursu iesaisti un palielinot operatīvo efektivitāti.
Praktisks piemērs ir beigu termiņu pārvaldība finanšu dokumentiem, piemēram, licencēm vai līgumiem. Power Automate ļauj integrēties ar datubāzēm un kalendāriem, lai automātiski ģenerētu un nosūtītu personalizētas vēstules atbildīgajām personām ar precīzu informāciju par tuvojošiem termiņiem. Šis process palīdz novērst nepilnības un uzlabot plānošanas kvalitāti.
Lai maksimāli izmantotu e-pasta paziņojumu iespējas:
- Izveidojiet skaidras un kodolīgas ziņas ar būtiskāko informāciju.
- Iekļaujiet interaktīvas saites uz galvenajiem resursiem vai darbībām.
- Pielietojiet segmentētu adresātu grupēšanu pēc lomas vai atbildības.
- Regulāri testējiet paziņojumu formātu un saturu.
- Integrējiet paziņojumus ar citiem uzņēmuma rīkiem, piemēram, CRM sistēmām.
Piemēram, finanšu vadītājs var konfigurēt automatizētu atgādinājumu par līgumu pagarinājumiem 30 dienas pirms to termiņa beigām. Tāpat iespējams iestatīt brīdinājumu par gada budžeta apspriešanu divas nedēļas pirms noteiktā datuma. Šāda pieeja ne tikai uzlabo darba plūsmu, bet arī samazina cilvēka kļūdas iespēju.
Uzņēmums, kas ieviesa šo risinājumu, novēroja ievērojamu efektivitātes pieaugumu: 95% no svarīgajiem līgumiem tika atjaunoti savlaicīgi, salīdzinot ar 80% pirms sistēmas izmantošanas. Tas sniedza iespaidīgu peļņas pieaugumu, kas pārsniedza 10 000 € gadā.