Kas jauns? GPT pārņem biroju darbu

I. Kāpēc tieši tagad? No “ziņām par AI” uz “AI, kas tiešām strādā”

Daudzus gadus par mākslīgo intelektu runāja kā par “kaut ko tālu”. Šobrīd tas ir nonācis tieši darba galda vidū: AI spēj lasīt e-pastus, apkopot saraksti, nolasīt PDF rēķina datus, sagatavot kopsavilkumus, un pat palaist automātiskas plūsmas, kas virza dokumentus līdz apstiprināšanai — bez tavas klātbūtnes. Lielā atšķirība: AI vairs nav demo vai rotaļlieta, bet praktisks biroja kolēģis.

Latvijā meklētāji bieži raksta “kas jauns” vai tieši “GPT”. Šis raksts apzināti apvieno abus: **ziņu stila atvērumu** ar **praktiskiem piemēriem**, lai jebkurš uzņēmējs no “ziņkārīga lasītāja” var kļūt par cilvēku, kurš tiešām ievieš AI savā biznesā.

II. GPT + Microsoft Copilot: AI kolēģis tavā Microsoft 365 vidē

Copilot ir GPT “iekapsulēts” tieši tavā Microsoft 365 vidē — tur, kur jau dzīvo lietotāji, tiesības, SharePoint vietnes un Teams sarunas. Tas nozīmē, ka AI strādā turpat, kur strādā tava komanda — ar taviem dokumentiem, tavām atļaujām un taviem procesiem.

• SharePoint kā dokumentu datu bāze (nevis “failu izgāztuve”).
• Teams kā sadarbības slānis (paziņojumi, apstiprināšana, lēmumi).
• Power Automate kā automatizācijas dzinējs (trigeri, soļi, nosacījumi).
• Copilot kā “smadzenes”, kas visu saprot un palīdz atrast → saprast → izdarīt.

Rezultāts — mazāk klikšķu, mazāk meklēšanas, mazāk pārprasīšanas. Vairāk laika vērtīgajam darbam.
Plašāk par Copilot iespējām: Microsoft Copilot Learn.

III. SharePoint: klusā revolūcija dokumentu vidē

Labs AI sāk ar labu struktūru. SharePoint ir vieta, kur “failu jūra” pārtop par jēgpilnu dokumentu sistēmu. Tas nozīmē:

• Lauki un kolonnas ar biznesa jēgu (“Klients”, “Tips”, “Statuss”);
• Versiju vēsture un vienota nosaukumu kārtība (vairs nav “final_final(2).docx”);
• Drošība pēc lomām (pareizie cilvēki redz pareizo saturu, Copilot to ievēro);
• Plūsmas ar Power Automate (pārvietošana, pārsaukšana, paziņojumi, apstiprināšana).

Ja šodien izvēlētos tikai vienu soli, sāc ar SharePoint automatizāciju tieši tur, kur šobrīd notiek haoss — piemēram, rēķinu un līgumu apritē.

Vairāk par SharePoint iespējām un biznesa priekšrocībām lasi Microsoft 365 Business lapā.

IV. Reāls piemērs: no e-pasta līdz apstiprinātam rēķinam

1. Rēķins ienāk kopīgā e-pastā (inbox).
2. Power Automate izvelk PDF, saglabā SharePoint bibliotēkā, piešķir laukus (datums, piegādātājs, summa, statuss).
3. Copilot izveido kopsavilkumu un ieteiktu atbildes melnrakstu (ja kaut kas nav kārtībā).
4. Apstiprinātājs saņem Teams paziņojumu ar pogām “Apstiprināt/Atteikt”.
5. Apstiprināts dokuments automātiski tiek pārvietots, pārsaukts un arhivēts. Viss — bez manuālas meklēšanas un sūtīšanas.

Laiks: stundas → minūtēs. Kļūdas: krasi mazāk. Komandas sajūta: beidzot visi redz skaidru procesu.

V. 20 noderīgi GPT promti (lai AI tevi saprot perfekti)

Promti = kā tu prasi, tādu rezultātu saņem. Šo sarakstu vari saglabāt kā “prompt banku” un dalīties ar kolēģiem. Tas pacels tavas AI atbildes kvalitāti, konsekvenci un ātrumu.

A) Produktivitāte un saziņa

1. “Uzraksti laipnu, bet stingru e-pastu par kavētu termiņu (3 versijas, profesionāls, neformāls tonis).”
2. “Apkopot šo e-pasta pavedienu 5 teikumos + 3 ieteikti soļi tālākai rīcībai.”
3. “Sagatavo sapulces kopsavilkumu ar lēmumiem un atbildīgajiem no šīm piezīmēm.”
4. “Uzraksti īsu LinkedIn ierakstu par to, kā AI ietaupa laiku dokumentu apstrādē (≤100 vārdi).”

B) Dokumenti un SharePoint

5. “Sastādi laukus SharePoint rēķinu bibliotēkai: obligātie/izvēles + īsi apraksti.”
6. “Ierosini failu nosaukšanas kārtību: [Tips]_[Klients]_[Datums]_[Versija] + 3 piemēri.”
7. “Uzraksti soli pa solim instrukciju: kā izveidot bibliotēku ar drošības grupām vadībai un grāmatvedībai.”
8. “Piedāvā 5 biznesa noteikumus (if/then) dokumentu plūsmai, kas samazina manuālo darbu.”

C) Automatizācija

9. “Apraksti plūsmu: e-pasts → PDF → SharePoint → Teams paziņojums.”
10. “Uzraksti Teams paziņojuma tekstu ar pogām ‘Apstiprināt/Atteikt’ (īsi un skaidri).”
11. “Iedod 3 profesionālus nosaukuma variantus Power Automate plūsmai.”
12. “Saraksti tipiskās kļūdas, kas jāpārbauda PDF rēķinā (PVN, datums, summa, piegādātājs).”

D) Radošums un saturs

13. “Ģenerē 5 bloga idejas par to, kā AI maina biroja darbu Latvijā (ar konkrētiem piemēriem).”
14. “Uzraksti 120 vārdu ievadu rakstam ‘Kas jauns? GPT pārņem biroju darbu’ cilvēciski un bez žargona.”
15. “Pārraksti šo paragrāfu vienkāršā valodā uzņēmuma īpašniekam bez IT pieredzes.”
16. “Uztaisi 7 intriģējošus virsrakstu variantus ar ‘kas jauns’ un ‘GPT’ (bez klikbaita).”

E) Vadība un stratēģija

17. “Sagatavo 90 dienu plānu dokumentu automatizācijai nelielā uzņēmumā (3 posmi, KPI).”
18. “Izveido 5 KPI dokumentu apritei (caurlaides laiks, kļūdu % u.c.) ar ieteiktām mērķvērtībām.”
19. “Uzraksti īsu iekšējo noteikumu melnrakstu dokumentu nosaukšanai un versiju vēsturei.”
20. “Izveido elevator pitch (3 teikumi): ‘AI sakārto dokumentus tavā vietā – kā tas strādā mūsu uzņēmumā’.”

VI. “AI sacensība” – mīti, realitāte un ko izvēlēties

Sociālajos tīklos bieži redzamas sensācijas par “jaunu GPT slepkavu” — ātrāku, gudrāku, lētāku. Reālajā birojā uzvar nevis ātrākais demos, bet tas, kurš droši strādā ar uzņēmuma datiem un procesiem.

Papildus lasīšanai: OpenAI Research — oficiālie pētījumi par modeļiem un spējām.

VII. Tendences un prognozes (12 mēneši)

• AI kļūst par biroja standartu. Līdz 2026. gadam Copilot būs ikdiena lielākajai daļai Microsoft 365 lietotāju.
• Uzvar integrācija, nevis vienkārša “gudrība”. Sistēmas, kas saprot SharePoint, Teams un drošību, gūs virsroku.
• No “chat” uz “action”. AI veic soļus: sūta e-pastus, atver dokumentus, iesaka plūsmu uzlabojumus.
• Privātā AI vide. Uzņēmumi arvien biežāk izvēlas Azure OpenAI, kur dati paliek viņu Microsoft 365 vidē.
• Konkurenti paātrina inovāciju, bet GPT ekosistēma paliek dominējošā ikdienas biroja uzdevumos.

VIII. Ieteikumi uzņēmumiem (sāc šonedēļ)

1. Sāc ar esošo Microsoft 365 vidi. Neko jaunu nevajag — sakārto SharePoint bibliotēku un ieliec vienu Power Automate plūsmu.
2. Izvēlies vienu procesu. Piemēram: rēķini, līgumi vai pieprasījumi. Nosaki metodes un KPI.
3. Izmanto “prompt banku”. Vismaz 10 promti, ko visa komanda lieto konsekventi (skat. sadaļu ar 20 promtiem).
4. Mēri ieguvumu. Caurlaides laiks, kļūdu skaits, “atpakaļuzdevumu” īpatsvars. Pieņem lēmumus pēc datiem.
5. Nesarežģī. AI nav jābūt visur. Pietiek ar vienu uzvarētu cīņu, lai komanda noticētu un turpinātu.