Ievads
Datu glabāšanas politikas ir būtisks instruments, kas palīdz organizācijām noteikt, cik ilgi saglabāt dažāda veida datus, lai nodrošinātu atbilstību normatīvajiem aktiem un efektīvu datu pārvaldību. Šīs politikas ir īpaši svarīgas IT speciālistiem, kuriem jānodrošina droša un strukturēta datu glabāšana.
Šajā rakstā aplūkosim, kā izveidot un pārvaldīt datu glabāšanas politikas, izmantojot SharePoint un citus Microsoft 365 rīkus, lai optimizētu datu glabāšanu un samazinātu riskus.
Kas ir datu glabāšanas politikas un to nozīme
Datu glabāšanas politikas ir noteikumu un vadlīniju kopums, kas nosaka, cik ilgi organizācija saglabā datus, dokumentus vai informāciju. Šīs politikas ir būtiskas, lai nodrošinātu datu pārvaldību, atbilstību juridiskām prasībām un efektīvu resursu izmantošanu.
Izstrādājot datu glabāšanas politikas, ir svarīgi ņemt vērā vairākus faktorus, piemēram, datu veidu, juridiskās prasības un organizācijas biznesa vajadzības. Politikas jāpielāgo konkrētajam kontekstam. Piemēram, finanšu dokumenti parasti jāglabā ilgāk nekā pagaidu darba piezīmes.
IT speciālistiem datu glabāšanas politikas palīdz optimizēt datu glabāšanas izmaksas, samazinot nevajadzīgu datu apjomu, un nodrošina atbilstību regulatīvajām prasībām, aizsargājot organizāciju no juridiskiem riskiem.
Pareizi izstrādāta datu glabāšanas politika ne tikai aizsargā uzņēmumu no juridiskiem riskiem, bet arī samazina izmaksas un uzlabo datu pārvaldības efektivitāti.
Lai izveidotu efektīvu datu glabāšanas politiku:
- Identificējiet visus datu veidus un to avotus organizācijā.
- Nosakiet juridiskās un regulatīvās prasības attiecībā uz datu glabāšanas termiņiem.
- Izvērtējiet biznesa vajadzības un potenciālās izmaksas.
- Izveidojiet skaidras vadlīnijas par datu dzēšanu pēc noteiktā termiņa.
- Informējiet darbiniekus par politiku un tās ieviešanu.
- Ieviesiet automatizētas sistēmas politikas izpildei.
- Regulāri pārskatiet un atjauniniet politikas atbilstoši mainīgajai situācijai.
Datu glabāšanas termiņu noteikšana
Datu glabāšanas termiņu noteikšana ir būtisks aspekts IT speciālistiem, kas strādā ar informācijas pārvaldību. Pareiza datu glabāšanas ilguma definēšana palīdz nodrošināt atbilstību normatīvajām prasībām un optimizēt resursu izmantošanu.
Lai noteiktu datu glabāšanas termiņus, IT speciālistiem nepieciešams veikt šādus soļus:
- Identificēt visus datu tipus un to avotus organizācijā.
- Klasificēt datus pēc nozīmīguma un sensitivitātes līmeņa.
- Pārbaudīt normatīvās prasības, piemēram, GDPR vai vietējos datu aizsardzības likumus.
- Noteikt biznesa vajadzības un operacionālās prasības saistībā ar datu pieejamību.
- Izstrādāt datu glabāšanas politikas dokumentāciju un apstiprināt to vadības līmenī.
- Implementēt tehnoloģiskos risinājumus datu dzēšanai pēc noteiktajiem termiņiem.
- Regulāri pārskatīt un atjaunināt politiku atbilstoši izmaiņām normatīvajos aktos vai uzņēmuma stratēģijā.
Piemēram, uzņēmums var noteikt, ka finanšu dokumenti tiek saglabāti 10 gadus saskaņā ar reģionālajiem likumiem, kamēr e-pasta sarakste tiek automātiski dzēsta pēc 2 gadiem, ja vien nav identificēta kā juridiski būtiska.
Datu glabāšanas politiku ieviešana ne tikai samazina riskus, bet arī optimizē izmaksas saistībā ar datu pārvaldību un uzglabāšanu.
SharePoint iespējas datu glabāšanas politiku pārvaldībā
SharePoint piedāvā plašas iespējas efektīvai datu glabāšanas politiku pārvaldībai, kas ir svarīgi organizācijām, lai nodrošinātu atbilstību regulējošiem nosacījumiem un optimizētu datu pārvaldību.
SharePoint sniedz iespēju definēt dažādus glabāšanas intervālus atkarībā no datu veida. Piemēram, finanšu dokumentiem var tikt noteikts 7 gadu glabāšanas periods, kamēr personāla dokumentiem – 3 gadi. Šis process tiek realizēts ar “Retention Labels” un “Policies”, kuras tiek piešķirtas dokumentiem vai dokumentu bibliotēkām.
- Identificējiet dokumentus vai datus, kam nepieciešama datu glabāšanas politika.
- Klasificējiet datus pēc to sensitivitātes un juridiskajām prasībām.
- Izveidojiet un konfigurējiet atbilstošās Retention Labels SharePoint administrācijas centrā.
- Pievienojiet šīs birkas konkrētajiem dokumentiem vai bibliotēkām.
- Regulāri pārskatiet politikas atbilstību mainīgajiem biznesa un juridiskajiem nosacījumiem.
Piemēram, organizācija var izveidot datu glabāšanas politiku, kas automātiski dzēš vecus e-pastus pēc 5 gadiem, tādējādi samazinot nevajadzīgo datu uzglabāšanas izmaksas. Citādi, var tikt konfigurēta politika, kas saglabā projektam saistītus dokumentus arhīvā uz nenoteiktu laiku.
Efektīvi pārvaldītas datu glabāšanas politikas ne tikai palīdzēs ievērot normatīvās prasības, bet arī optimizēs resursu izmantošanu.
Power Automate izmantošana datu glabāšanas procesā
Power Automate ir spēcīgs rīks IT speciālistiem, lai nodrošinātu efektīvu datu glabāšanas procesu pārvaldību, ievērojot organizācijas noteiktās datu glabāšanas politikas. Tas atvieglo automatizāciju un ļauj precīzi kontrolēt datu ciklus un likvidēšanu.
Praktisks piemērs: Organizācijā ir noteikts, ka finanšu dokumenti jāglabā 7 gadus. Izmantojot Power Automate, var izveidot plūsmu, kas katru mēnesi pārskata dokumentu metadatus un arhivē vai dzēš tos, kuri pārsniedz noteikto laiku.
- Identificējiet datu avotus un kritērijus (piem., datuma lauku).
- Izveidojiet Power Automate plūsmu ar aktivizēšanas trigeriem, piemēram, laika intervāliem.
- Pievienojiet darbības datu filtrēšanai pēc glabāšanas termiņa.
- Norādiet darbības ar datiem – arhivēšana vai dzēšana.
- Pievienojiet ziņojumu funkciju par veiksmīgi veiktām darbībām.
- Pārbaudiet plūsmu testa vidē pirms izvietošanas produkcijā.
- Ieviesiet regulāru uzraudzību un pielāgojumus plūsmai pēc vajadzības.
Cits piemērs: IT nodaļa izmanto e-pasta ziņojumu pārvaldības sistēmu. Ar Power Automate var izveidot procesu, kas automātiski dzēš vecākas e-pasta sarakstes no servera pēc 180 dienām, samazinot krātuves izmaksas.
Datu glabāšanas automatizācija ar Power Automate ne tikai nodrošina atbilstību politikām, bet arī optimizē resursu izmantošanu un samazina manuālā darba apjomu.
Atbilstības nodrošināšana ar Microsoft 365 rīkiem
Microsoft 365 piedāvā plašu rīku klāstu, kas atvieglo IT speciālistiem datu pārvaldību un atbilstības nodrošināšanu. Viena no galvenajām funkcijām ir datu glabāšanas politikas, kas ļauj kontrolēt, cik ilgi organizācijas dati tiek glabāti un kādā formātā tie tiek pieejami.
Retention politikas palīdz noteikt skaidrus datu glabāšanas noteikumus, kas atbilst normatīvajām prasībām un uzņēmuma iekšējai politikai. IT speciālisti var definēt šīs politikas, pamatojoties uz dokumentu tipu, to sensitivitāti vai citiem kritērijiem.
- Identificējiet dokumentu kategorijas savā organizācijā.
- Nosakiet nepieciešamos glabāšanas periodus katrai kategorijai.
- Izmantojiet Microsoft 365 Compliance Center, lai izveidotu datu glabāšanas politikas.
- Pārskatiet un testējiet politikas pirms to publicēšanas.
- Regulāri pārbaudiet politiku efektivitāti un ievērošanu.
- Atjauniniet politikas atbilstoši izmaiņām normatīvajos aktos vai uzņēmuma prioritātēs.
Kā piemēru var minēt situāciju, kad uzņēmums vēlas glabāt klientu sarakstus 5 gadus pēc līguma noslēgšanas. Izmantojot Microsoft 365 rīkus, var izveidot konkrētu politiku, kas automātiski arhivē šos datus pēc noteiktā perioda un dzēš tos pēc termiņa beigām.
Microsoft 365 datu glabāšanas politikas nodrošina drošu un efektīvu veidu, kā pārvaldīt datu glabāšanas prasības un novērst pārmērīgu informācijas uzkrāšanos.
Microsoft 365 piedāvā arī analītiskus rīkus, lai uzraudzītu politikas ieviešanu un identificētu iespējamās nepilnības. Šādā veidā IT speciālisti var būt pārliecināti par datu drošību un atbilstību normatīvajiem aktiem visos uzņēmuma līmeņos.
Labākās prakses datu glabāšanas politiku izstrādē
Efektīvas datu glabāšanas politikas izstrāde un ieviešana ir būtiska, lai nodrošinātu organizācijas datu drošību, atbilstību normatīvajiem aktiem un optimālu resursu izmantošanu. Šīs politikas palīdz organizācijām strukturēt datu glabāšanas procesus un novērst pārmērīgu datu uzkrāšanu.
Labākās prakses ietver:
- Izveidot skaidru datu klasifikācijas sistēmu, kas atšķir kritiskos datus no maznozīmīgiem.
- Noteikt glabāšanas termiņus, pamatojoties uz juridiskām prasībām un biznesa vajadzībām.
- Izmantot automatizētus rīkus datu dzēšanai pēc termiņa beigām.
- Regulāri pārskatīt un atjaunināt politikas, lai tās atbilstu mainīgajām prasībām.
- Veikt darbinieku apmācību par datu glabāšanas politiku nozīmi un ievērošanu.
- Izmantot analītiskos rīkus, lai uzraudzītu politikas efektivitāti.
Piemērs: Uzņēmums izveidoja datu glabāšanas politiku, kas nosaka, ka klientu informācija tiek saglabāta 3 gadus pēc darījuma pabeigšanas. Pēc šī perioda dati tiek automātiski dzēsti, samazinot datu uzglabāšanas izmaksas par 25%.
Labākās prakses datu glabāšanas politiku izstrādē palīdz organizācijām efektīvi pārvaldīt informāciju un nodrošināt tās drošību.
IT speciālistiem ir svarīgi regulāri pārskatīt un pielāgot datu glabāšanas politikas, lai tās atbilstu gan organizācijas vajadzībām, gan normatīvajām prasībām. Šāda pieeja nodrošina ilgtermiņa efektivitāti un drošību.